Joku täyttää lomakkeen puhelimellaan istuessaan autossa ennen tapaamista. Hän lähettää sen. Lähetys saapuu lomaketyökaluun. Myyntitiimisi pitäisi saada se CRM-järjestelmäänsä. Mutta saako? Useimmiten ei, koska järjestelmiä ei ole yhdistetty.
Tässä artikkelissa käydään läpi, miten lomakkeen ja CRM:n integraatio toimii, mitkä CRM-järjestelmät toimivat hyvin lomakkeiden kanssa ja miten otat sen käyttöön niin, että uudet lähetykset siirtyvät CRM:ään automaattisesti ilman, että kukaan kopioi tietoja käsin.
Mikä CRM on ja miksi sillä on väliä
CRM (Customer Relationship Management eli asiakkuudenhallintajärjestelmä) on keskus, jossa myyntitiimisi työskentelee. Ajattele sitä digitaalisena arkistokaappina, jossa on tiedot jokaisesta mahdollisesta asiakkaasta ja asiakkaasta. CRM tallentaa yhteystiedot, seuraa jokaista lähetettyä sähköpostia, kirjaa jokaisen puhelun ja tapaamisen sekä seuraa, missä vaiheessa kaupat ovat myyntiprosessissa.
Kun mahdollinen asiakas lähettää lomakkeen, hänestä pitäisi tulla yhteystieto CRM:ääsi. Myyntitiimisi näkee CRM:stä kaiken tiedon kyseisestä henkilöstä: lähetetyt lomaketiedot, kaikki yhteydenotot ja aiemmat keskustelut. Ilman CRM:ää myyntitiimin pitää tarkistaa useita järjestelmiä tai kysyä: "Onko tämä henkilö ollut meihin yhteydessä ennen?"
Suosittuja CRM-järjestelmiä on paljon. Jokainen toimii hieman eri tavalla, mutta tarkoitus on sama: asiakastiedot keskitetysti yhdessä paikassa.
Miksi lomakkeiden yhdistäminen CRM:ään kannattaa
CRM (asiakkuudenhallintajärjestelmä) on paikka, jossa myyntitiimisi työskentelee. Se seuraa jokaista yhteydenottoa, kauppaa ja keskustelua mahdollisen asiakkaan kanssa. Kun lomakelähetys saapuu, sen pitäisi päätyä CRM:ääsi automaattisesti. Ilman yhteyttä lähetykset jäävät lomaketyökaluun, eikä myyntitiimisi tiedä, että uusi liidi on tullut.
Käsin tehtävä tietojen syöttö hidastaa kaikkea. Kun joku kopioi lähetyksen lomaketyökalusta CRM:ään, tunteja on kulunut. Myynnissä tunneilla on väliä. Mitä hitaammin vastaat, sitä matalampi on konversioprosenttisi.
Miten lomakkeen ja CRM:n integraatio toimii
Kun yhdistät lomakkeen CRM:ään, tapahtuu näin: Joku lähettää lomakkeesi. Lomaketyökalu vastaanottaa lähetyksen. Siihen se ei pysähdy, vaan lomaketyökalu lähettää lähetyksen tiedot automaattisesti CRM:ääsi. CRM vastaanottaa ne ja luo uuden yhteystiedon (tai päivittää olemassa olevan, jos henkilö on lähettänyt lomakkeen aiemmin). Myyntitiimisi näkee uuden liidin heti.
Tämä tapahtuu sekunneissa. Kenenkään ei tarvitse tehdä mitään käsin.
Natiivit integraatiot vai työnkulkutyökalut
Lomakkeet voi yhdistää CRM:ään kahdella tavalla.
Natiivit integraatiot
Lomaketyökalussa on valmis yhteys CRM:ään. Tunnistaudut kerran (kirjaudut CRM:n tunnuksilla), yhdistät lomakkeen kentät CRM:n kenttiin (lomakkeen sähköpostikenttä vastaa CRM:n sähköpostikenttää) ja valmista. Lähetykset alkavat siirtyä automaattisesti.
Natiivit integraatiot ovat nopeita ottaa käyttöön, eikä niihin tarvita teknistä osaamista. Huono puoli on, että lomaketyökalun täytyy olla tehnyt juuri sinun CRM:llesi oma integraatio. Jos ei ole, tätä tapaa ei voi käyttää.
Työnkulkutyökalut (automaatiotyökalut, omat webhookit)
Jos lomaketyökalussasi ei ole natiivia integraatiota CRM:ääsi, voit käyttää työnkulkutyökalua. Automaatiopalveluilla voit rakentaa "reseptejä", jotka sanovat: "kun lomake lähetetään, luo yhteystieto CRM:ääni". Nämä työkalut yhdistävät lähes minkä tahansa kaksi palvelua toisiinsa.
Etuna on joustavuus. Haittana on, että se lisää yhden palvelun lisää (useimmat veloittavat kuukausimaksun) ja vaatii perustason asetustaitoa.
Tärkeimmät CRM-integraatiot ja miten ne toimivat
Kaikenkattavat markkinointi-CRM:t
Kaikenkattavat markkinointi-CRM:t integroituvat natiivisti useimpiin suuriin lomaketyökaluihin. Yhteys on yksinkertainen: tunnistaudu, yhdistä kentät, valmis. Monilla on runsas ilmainen taso, joten monet lomaketyökalut tarjoavat ilmaisen integraation.
Lähetykset siirtyvät CRM:ään yhteystietoina. Jos sähköpostiosoite on jo olemassa, CRM päivittää olemassa olevan yhteystiedon. Jos se on uusi, CRM luo uuden yhteystietotietueen.
Suuryritysten CRM:t
Suuryritysten CRM-integraatiot vaihtelevat lomaketyökalun mukaan. Joillakin työkaluilla on natiivi integraatio, toisilla ei. Jos omassasi ei ole, työnkulkutyökalut yhdistävät lomakkeet CRM:ään pienellä säädöllä.
Lähetykset siirtyvät suuryritysten CRM:ään yleensä liideinä (ellet määritä niitä yhteystiedoiksi). Myyntitiimisi näkee ne heti liidijonossaan.
Myyntiputken CRM:t
Myyntiputken CRM:illä on natiivit integraatiot joihinkin lomaketyökaluihin, toisiin ei. Katso lomaketyökalusi integraatiokaupasta, onko CRM:äsi listalla. Jos on, käyttöönotto on yleensä helppoa. Jos ei, työnkulkutyökalu toimii hyvin.
Myyntiputken CRM:t käsittelevät lomakelähetyksiä yleensä henkilöinä (yhteystietoina). Voit halutessasi määrittää integraation luomaan myös kauppoja (esimerkiksi "uusi lomakelähetys = uusi kauppa, arvo $0, vaihe Early Stage").
Muut CRM:t (projektityökalut, työtilat, omat tietokannat)
Kaikkia järjestelmiä ei kutsuta CRM:ksi, mutta lomaketietojen pitää usein päätyä sinne. Työnkulkutyökalut yhdistävät lomakkeet lähes mihin tahansa: projektinhallintatyökaluihin, tietokantoihin, räätälöityihin sovelluksiin ja niin edelleen.
Lomakkeen ja CRM:n integraation käyttöönotto vaihe vaiheelta
Vaihe 1: Tarkista, tukeeko lomaketyökalusi CRM:äsi
Kirjaudu lomaketyökaluun ja etsi "integraatiot" tai "yhteydet". Katso, onko CRM:äsi listalla. Jos on, klikkaa sitä. Jos ei, siirry työnkulkutyökaluihin.
Vaihe 2: Tunnistaudu CRM:ään
Klikkaa painiketta, jolla yhdistät CRM:si. Sinua pyydetään kirjautumaan CRM-tilillesi ja antamaan lomaketyökalulle lupa käyttää sitä. Tämä on turvallista: annat lomaketyökalulle vain luvan luoda yhteystietoja ja päivittää tietoja.
Vaihe 3: Yhdistä lomakkeen kentät CRM:n kenttiin
Lomakkeellasi on kenttiä kuten "nimi", "sähköposti" ja "yritys". CRM:ssäsi on yhteystietokenttiä. Sinun pitää kertoa lomaketyökalulle, mikä lomakkeen kenttä vastaa mitäkin CRM:n kenttää. Yleensä se on selvää (lomakkeen kenttä "email" vastaa CRM:n kenttää "email"). Joskus pitää olla tarkempi (lomakkeen kenttä "inquiry_type" vastaa CRM:n kenttää "lead_source").
Vaihe 4: Testaa integraatio
Täytä lomakkeesi ja lähetä testilähetys. Tarkista CRM. Ilmestyykö uusi yhteystieto? Ovatko tiedot oikeissa kentissä? Jos kyllä, olet valmis. Jos ei, tarkista kenttien yhdistäminen ja yritä uudelleen.
Yleiset integraatio-ongelmat ja niiden korjaaminen
Lähetykset eivät siirry CRM:ään
Integraatio on saattanut katketa. CRM:t vaativat turvallisuussyistä ajoittaista uudelleentunnistautumista. Kirjaudu takaisin lomaketyökaluun ja tunnistaudu CRM:ään uudelleen. Jos se ei auta, katkaise integraatio ja luo se alusta.
Tiedot ovat väärissä kentissä
Kenttien yhdistäminen voi olla virheellinen. Tarkista, että lomakkeen kentät on yhdistetty oikeisiin CRM:n kenttiin. Joskus ongelma on, että lomaketyökalu ja CRM käyttävät eri kenttänimiä. Esimerkiksi lomaketyökalu voi kutsua kenttää nimellä "phone_number", kun CRM kutsuu sitä nimellä "phone". Ne pitää yhdistää oikein.
Syntyy kaksoiskappaleita
Jos sama henkilö lähettää lomakkeen kahdesti, CRM voi luoda kaksi yhteystietoa yhden päivittämisen sijaan. Näin käy, jos CRM ei tunnista, että molemmat lähetykset ovat samalta henkilöltä. Yleensä ratkaisu on käskeä CRM:ää vertaamaan sähköpostiosoitetta (jos sähköposti on jo yhteystieto, päivitä se, muuten luo uusi). Useimmat CRM:t tekevät tämän oletuksena, mutta joskus se pitää määrittää.
Osa lähetyksistä ei synkronoidu
Jos tietyt lähetykset eivät päädy CRM:ääsi, tarkista, onko kaikki pakolliset kentät täytetty. Jos lomakekenttä on CRM:ssä pakollinen mutta lomakkeellasi valinnainen, ja joku lähettää lomakkeen ilman sitä, lähetys ei synkronoidu. Tee kenttä pakolliseksi myös lomakkeellasi tai salli kentän jäädä CRM:ssä tyhjäksi.
Edistynyt integraatio: ehdollinen synkronointi
Kaikkien lähetysten ei aina tarvitse mennä CRM:ään. Ehkä sinulla on yhteydenottolomake ja demopyyntölomake. Demopyyntöjen pitäisi synkronoitua CRM:ääsi. Yhteydenottolomakkeen lähetykset eivät välttämättä ole myyntiliidejä.
Joissakin lomaketyökaluissa ja työnkulkutyökaluissa voit asettaa ehtoja. Esimerkiksi: "Synkronoi CRM:ään vain, jos inquiry_type = 'Demo Request'". Näin CRM pysyy siistinä ja myyntitiimisi säästää aikaa, kun sitä ei hukuteta lähetyksiin, jotka eivät oikeasti ole liidejä.
Miten WEMASY integroituu CRM-järjestelmiin
WEMASYn lomakkeissa on natiivit integraatiot suosittuihin CRM:iin. Yhdistä CRM-tilisi muutamalla klikkauksella, yhdistä kentät, ja lähetykset alkavat synkronoitua automaattisesti. Voit myös asettaa ehdollisen synkronoinnin, jolloin vain tietyt lähetykset menevät CRM:ääsi. CRM:ille, jotka eivät ole WEMASYn natiivien integraatioiden listalla, WEMASY tukee webhookeja ja automaatiotyökaluyhteyksiä.
Katso WEMASY-tilistäsi, mitkä CRM-integraatiot ovat käytettävissä, tai tarkista hintasivulta, mitkä ominaisuudet sisältyvät tilaukseesi.