Keräät lomaketietoja syystä. Sinun täytyy analysoida niitä, jakaa ne tiimisi kanssa, tuoda ne toiseen järjestelmään tai käyttää niitä päätösten tekemiseen. Mutta jos tiedot pysyvät lukittuina lomakkeiden työkalun hallintapaneeliin, et voi tehdä mitään näistä. Tieto, jota ei voi käyttää, on tietoa, jota et hyödynnä.
Tässä artikkelissa käydään läpi kaikki eri tavat käyttää lomakelähetyksiäsi, mikä menetelmä sopii mihinkin tilanteeseen ja mitä lomakkeiden työkalusta kannattaa etsiä, jotta se oikeasti antaa sinun omistaa tietosi.
Miksi tarvitset pääsyn lomaketietoihisi
Lomaketiedoilla on arvoa vain, kun voit käyttää niitä. Juuri nyt saatat tarvita seuraavaa:
Analysoida kaikki lähetykset taulukkolaskennassa kuvioiden löytämiseksi (mitkä sivut tuottavat eniten päteviä liidejä, mihin kysymyksiin tulee puutteellisia vastauksia). Jakaa lähetysten tiedot tiimisi kanssa reaaliajassa (myyntitiimin täytyy nähdä uudet liidit heti). Arkistoida lähetykset vaatimustenmukaisuutta tai lakisääteisiä tallenteita varten. Siirtää tiedot toiseen järjestelmään (CRM-järjestelmääsi, datavarastoon tai omaan sovellukseen). Varmuuskopioida tietosi turvatoimena. Segmentoida tai suodattaa lähetyksiä (näytä vain korkean prioriteetin liidit). Seurata mittareita ajan myötä (kuinka monta liidiä viikossa, konversioasteet jne.).
Jos lomakkeiden työkalusi tekee näiden tietojen käytön vaikeaksi tai mahdottomaksi, tiedot voisivat yhtä hyvin olla olematta olemassa. Keräsit ne mutta et voi käyttää niitä. Lomakkeiden työkalu, joka lukitsee tietosi, on työkalu, jolla on liikaa valtaa yrityksesi yli.
CSV-vienti: yleisin tapa käyttää tietoja
CSV (pilkuilla erotetut arvot) on yleinen tietomuoto. Lähes jokainen työkalu osaa lukea sen. Lähes jokainen lomakkeiden työkalu osaa tuottaa sen. Tässä, mitä sinun täytyy tietää.
Miten CSV-vienti toimii
Kirjaudut lomakkeiden työkaluusi, valitset lomakkeen, klikkaat "vie" ja valitset aikavälin tai tietyt lähetykset. Työkalu paketoi kaikki tiedot CSV-tiedostoon ja lataa sen tietokoneellesi. Avaa se taulukkolaskentaohjelmassa tai Google Sheetsissä. Jokainen rivi on lähetys. Jokainen sarake on kenttä.
Se on yksinkertaista ja toimii useimmille ihmisille.
CSV-viennin rajoitukset
CSV-vienti on hyödyllinen, mutta sillä on rajoituksensa:
Kertaluontoinen otos: Kun viet, saat lähetykset, jotka olivat olemassa sillä hetkellä. Sinun täytyy viedä uudelleen saadaksesi uudet lähetykset. Ei ole "automaattista synkronointia" tai "pidä tämä taulukko ajan tasalla" -toimintoa.
Valtavat tiedostot: Jos sinulla on tuhansia lähetyksiä, CSV voi olla valtava (10 Mt:n tiedostot hidastavat taulukkolaskentaohjelmia). Jotkin taulukkolaskentaohjelmat kamppailevat niin suurten tiedostojen kanssa.
Suuret tekstikentät: Jos lomakkeesi sisältää tekstialueen, johon ihmiset kirjoittavat pidempiä vastauksia, ne voivat rikkoa CSV-muotoilun tai luoda rivejä, joita on vaikea lukea taulukossa.
Ei inkrementaalisia päivityksiä: Et voi viedä "anna vain lähetykset viimeisen 24 tunnin ajalta edellisen vientini jälkeen". Viet kaiken, joka kerta.
Poistetut lähetykset: Kun olet viennyt, jos lähetys poistetaan (esimerkiksi GDPR:n poisto-oikeuden vuoksi), se on yhä vanhassa vientitiedostossasi. CSV:n pitäminen synkronoituna todellisten tietojesi kanssa vaatii manuaalista työtä.
Milloin CSV-vienti on oikea valinta
Käytä CSV-vientiä, kun tarvitset kertaluontoisen otoksen tai satunnaisen pääsyn tietoihisi. Se toimii seuraaviin:
Kuukausittaiset tai viikoittaiset tietokatsaukset. Tietojen jakaminen jonkun kanssa, joka tarvitsee ne kerran, ei jatkuvasti. Tietojen varmuuskopiointi manuaalisesti. Taulukkolaskentaohjelmassa tehtävä analyysi, jota sinun ei tarvitse toistaa joka päivä.
Automaattiset raportointihallintapaneelit
Kehittyneemmät lomakkeiden työkalut tarjoavat sisäänrakennettua raportointia. Taulukkoon viennin sijaan katsot reaaliaikaisia raportteja lomakkeen hallintapaneelissa.
Mitä raportointihallintapaneelit sisältävät
Yleisiä mittareita: lähetysmäärä ajan myötä, lähetysaste (kuinka monta päivässä tai viikossa), täyttöaste (kuinka moni aloittaa vs. lopettaa), kenttätason data (yleisimmät vastaukset monivalintakysymykseen), maantieteellinen data (jos keräsit sijaintitietoja), laiteerittely (kuinka moni lähetti mobiilista vs. pöytäkoneelta).
Sisäänrakennetun raportoinnin edut
Reaaliaikainen data (aina ajan tasalla). Ei manuaalista vientiä. Kaaviot ja graafit, jotka on helpompi ymmärtää kuin raaka CSV. Suodatetut näkymät (näytä vain viime viikon lähetykset). Jotkin työkalut voivat hälyttää, jos lähetysaste laskee odottamatta.
Sisäänrakennetun raportoinnin rajoitukset
Olet rajoitettu raportteihin, joita työkalu tarjoaa. Jos tarvitset mukautetun analyysin, et voi tehdä sitä. Kehittynyt analyysi on yleensä mahdollista vain CSV-viennillä tai API-käytöllä.
API-käyttö: kehittäjille ja integraatioille
API (ohjelmointirajapinta) antaa sinun pyytää lomaketietojasi ohjelmallisesti. Tiedoston manuaalisen latauksen sijaan oma koodisi pyytää lomakkeiden työkalulta "anna kaikki lähetykset tältä päivämäärältä", ja lomakkeiden työkalu vastaa tiedoilla jäsennellyssä muodossa (yleensä JSON).
Milloin API-käytöllä on väliä
Käytä API:ita, kun tarvitset:
Reaaliaikainen synkronointi: Siirrä uudet lähetykset automaattisesti lomakkeeltasi tietokantaan tai datavarastoon heti, kun ne saapuvat.
Omat integraatiot: Rakenna oma työkalu, joka tarvitsee pääsyn lomaketietoihin. API-käyttö antaa sinun kysellä tietoja ohjelmallisesti manuaalisen viennin sijaan.
Inkrementaaliset päivitykset: Pyydä API:lta "anna vain viimeisen tunnin lähetykset" sen sijaan, että lataat kaiken joka kerta.
Monimutkaiset työnkulut: Laukaise toimintoja lomakelähetysten perusteella automaattisesti (kun joku lähettää, lähetä hänet eri järjestelmään, tarkista hänet tietokannasta jne.).
Miten lomakkeiden työkalujen API:t toimivat
Useimmat API:t käyttävät REST-rajapintaa (representational state transfer) tai webhookeja. REST:ssä koodisi tekee HTTP-pyyntöjä lomakkeiden työkalulle pyytäen tietoja. Webhookeilla lomakkeiden työkalu lähettää tiedot järjestelmiisi automaattisesti, kun lähetyksiä saapuu.
Molemmat vaativat API-todennuksen (annat tunnistetiedot, jotta lomakkeiden työkalu tietää, että pyydät tietoja juuri sinä). Useimmilla API:illa on pyyntörajoja (et voi pyytää tietoja useammin kuin X kertaa sekunnissa) väärinkäytön estämiseksi.
API-käytön tekniset vaatimukset
API:n käyttö vaatii kehittäjän tai jonkun, joka on kotonaan koodin kanssa. Jos et ole tekninen, API-käyttö ei ole sinulle hyödyllinen. Mutta jos sinulla on teknisiä resursseja, se on tehokas.
API-käytön kustannukset
Monet lomakkeiden työkalut sisältävät API-käytön ilmaiseksi. Jotkut veloittavat lisää. Jotkut tarjoavat vain rajoitetun API-käytön halvimmilla paketeillaan. Ennen lomakkeiden työkalun valintaa tarkista, sisältyykö API-käyttö pakettiisi.
Webhookit: tietojen työntäminen muihin järjestelmiin
Webhook on API:n muoto, jossa lomakkeiden työkalu lähettää tiedot sinulle automaattisesti sen sijaan, että sinä pyydät niitä. Kun joku lähettää lomakkeen, työkalu lähettää tiedot määrittämääsi URL-osoitteeseen.
Miten webhookit toimivat
Annat lomakkeiden työkalulle URL-osoitteen (päätepisteen palvelimellasi tai kolmannen osapuolen automaatiopalvelussa). Joka kerta kun joku lähettää lomakkeen, lomakkeiden työkalu lähettää lähetyksen tiedot automaattisesti tuohon URL-osoitteeseen.
Näin lomakeintegraatiot toimivat. Kun yhdistät lomakkeesi CRM-järjestelmään, lomakkeiden työkalu käyttää webhookeja lähettääkseen jokaisen lähetyksen CRM-järjestelmään automaattisesti.
Webhookien edut
Automaattinen (ei kyselyä, ei "tarkista päivitykset"). Reaaliaikainen (data työnnetään heti). Pienempi kaistankäyttö (et lataa suuria tiedostoja). Integraatiot on helppo ottaa käyttöön, jos lomakkeiden työkalu ja vastaanottava järjestelmä tukevat webhookeja.
Webhookien rajoitukset
Et voi pyytää historiatietoja webhookin kautta (se lähettää vain uusia lähetyksiä eteenpäin). Jos vastaanottava järjestelmä on alhaalla, kun webhook yrittää toimittaa, lähetys voi hävitä. Tarvitset luotettavan päätepisteen tietojen vastaanottamiseen.
Tietojen siirrettävyys: omista tietosi
Parhaat lomakkeiden työkalut tekevät kaikkien tietojesi saamisesta ulos helppoa. Tarkista, vastaako työkalusi näihin:
Salliiko se kaikkien lähetysten CSV-viennin (ei vain viimeaikaisten). Tarjoaako se API-käytön ohjelmalliseen hakuun. Tarjoaako se massaviennin ominaisuuksia (lataa kaikki tiedot koko ajalta kerralla). Rajoittaako se keinotekoisesti sitä, kuinka paljon tietoa voit viedä (ei pitäisi). Onko siinä selkeät ohjeet tietojesi käyttöön.
Jos lomakkeiden työkalusi tekee jonkin näistä vaikeaksi, olet lukittu. Työkalu, joka lukitsee sinut tietoihisi, on työkalu, jolla on liikaa valtaa yrityksesi yli.
Vientimenetelmän valinta
Eri tilanteet vaativat eri menetelmiä:
Nopea kertaluontoinen analyysi: Käytä CSV-vientiä. Kirjaudu, vie, avaa taulukkolaskentaohjelmassa, valmis minuuteissa.
Säännöllinen raportointi: Käytä sisäänrakennettuja hallintapaneeleja, jos niitä on, tai ota käyttöön API-käyttö automaattista raportointia varten.
Datavarastointegraatio: Käytä API:a tai webhookeja synkronoidaksesi uudet lähetykset automaattisesti datavarastoosi.
Vaatimustenmukaisuusarkistointi: Käytä CSV-massavientiä varmuuskopioidaksesi kaikki lähetykset lakisääteistä tallennusta varten.
Järjestelmän vaihto: Jos vaihdat lomakkeiden työkalua, käytä API:a tai massavientiä siirtääksesi kaikki tietosi uuteen työkaluun.
Näin WEMASY hoitaa lomaketietojen käytön
WEMASY sallii kaikkien lähetysten CSV-viennin miltä tahansa aikaväliltä. Vienti sisältää kaikki kentät ja kaikki mukautetut tiedot. Voit myös käyttää lomakelähetyksiä hallintapaneelin kautta reaaliaikaisilla näkymillä lähetysmääriin, kenttävastauksiin ja trendeihin. WEMASY tukee myös webhookeja, joten voit ottaa käyttöön automaatioita, jotka työntävät lähetykset ulkoisiin järjestelmiin automaattisesti. Teknisiin integraatioihin API-käyttö on saatavilla paketistasi riippuen. Käy WEMASY-tililläsi viemässä tietoja tai tutustu hinnoittelusivuun nähdäksesi, mitkä tietojen käyttöominaisuudet sisältyvät pakettiisi.