GDPR on Euroopan tietosuojalaki. Jos lomakkeesi kerää mitä tahansa tietoja Euroopan unionin alueen vierailijoilta, vaikka vain sähköpostiosoitteen, GDPR koskee sinua. Tämä ei koske vain suuria yrityksiä tai tiettyjä toimialoja. GDPR kattaa jokaisen yrityksen kaikkialla maailmassa, joka kerää tietoja Euroopan asukkailta, ja virheistä seuraavat rangaistukset ovat ankaria.
GDPR ja lomakkeen suostumus ovat lailliset säännöt, jotka määrittävät, mitä tietoja voit kerätä EU-vierailijoilta, miten pyydät niitä ja mitä niillä teet. Näiden sääntöjen ymmärtäminen on välttämätöntä ennen kuin rakennat lomakkeen, joka kerää tietoja Euroopan asukkailta.
Mitä opit: mikä GDPR on ja ketä se koskee, mitä laillinen suostumus tarkoittaa, miten lomakekentät ja valintaruudut rakennetaan GDPR-vaatimusten mukaisiksi ja mitä tapahtuu, jos et noudata sääntöjä.
Mikä on GDPR ja koskeeko se lomakkeitasi?
GDPR (yleinen tietosuoja-asetus) on Euroopan unionin laki, joka säätelee, miten organisaatiot keräävät, tallentavat ja käyttävät henkilötietoja. Se koskee jokaista yritystä kaikkialla maailmassa, joka kerää tietoja EU:n asukkailta.
Lomakkeesi kuuluvat GDPR:n piiriin, jos:
- Sinulla on vierailijoita EU:sta ja lomakkeesi kerää heiltä tietoja
- Keräät sähköpostiosoitteita, nimiä, puhelinnumeroita, IP-osoitteita tai muita tunnistetietoja
- Keräät tietoja EU:n asukkaista, vaikka et sijaitsisi EU:ssa
Ei ole väliä, onko yrityksesi suuri vai pieni, millä toimialalla olet tai myytkö mitään. Jos keräät tietoja EU:n asukkailta, GDPR koskee sinua.
Mitä GDPR vaatii lomakkeilta?
GDPR asettaa useita erityisiä sääntöjä tietoja keräävillä lomakkeille:
Läpinäkyvyys: kerro vierailijoille, mitä keräät
Ennen kuin joku täyttää lomakkeesi, hänen täytyy tietää, mitä tietoja keräät ja miksi. Sinun täytyy antaa selkeät tiedot seuraavista:
- Mitä tietoja keräät (sähköposti, nimi jne.)
- Mitä niillä teet (lähetät heille sähköposteja, lisäät heidät postituslistalle, tallennat ne tulevaa yhteydenottoa varten)
- Kenellä on pääsy niihin (tiimisi, kolmannen osapuolen palvelut jne.)
- Kuinka kauan säilytät ne
Näiden tietojen pitäisi olla vierailijoiden nähtävillä ennen lomakkeen lähettämistä. Linkitetty tietosuojakäytäntö ei riitä. Sinun täytyy antaa keskeiset tiedot suoraan lomakesivulla tai lomakkeen yläpuolella.
Suostumus: pyydä nimenomaisesti, älä oleta
Useimmassa tietojen keräämisessä tarvitset vierailijan nimenomaisen suostumuksen. Heidän täytyy aktiivisesti hyväksyä ehtosi. Ruudun rastittaminen on suostumus. Hiljaisuus ei ole.
Tämä eroaa siitä, miten lomakkeet toimivat ennen GDPR:ää. Et voi olettaa, että koska joku lähetti lomakkeen ottaakseen yhteyttä sinuun, hän on automaattisesti valmis tulemaan lisätyksi markkinointisähköpostilistallesi. Jokainen tietojen käyttötarkoitus vaatii erillisen suostumuksen.
Suostumuksen täytyy olla vapaasti annettu
Suostumus ei voi olla palvelusi käytön ehto, jos tietoja ei tarvita kyseiseen palveluun. Jos esimerkiksi joku täyttää yhteydenottolomakkeen esittääkseen kysymyksen, tarvitset hänen sähköpostinsa vastataksesi. Et tarvitse suostumusta siihen, koska se on välttämätöntä. Mutta jos haluat lisätä hänet markkinointiuutiskirjeeseesi, se on vapaaehtoista, ja tarvitset nimenomaisen suostumuksen.
Itse suostumusmekanismin täytyy olla selkeä
Jos käytät suostumukseen valintaruutua, sen täytyy olla aluksi tyhjä. Vierailijoiden täytyy rastittaa se aktiivisesti. Valmiiksi rastitetut ruudut eivät kelpaa suostumukseksi. Kielen täytyy olla selkeää ja yksinkertaista, ei lakijargoniin haudattua.
Lomakkeiden rakentaminen GDPR-suostumusta varten
Välttämättömät ja vapaaehtoiset tiedot
Erota ensin ne tiedot, jotka ehdottomasti tarvitset, vapaaehtoisista tiedoista:
- Välttämättömät: Tiedot, joita tarvitset pyynnön täyttämiseen (sähköposti yhteydenottolomakkeeseen vastaamista varten, osoite tilauksen toimittamista varten)
- Vapaaehtoiset: Tiedot, joita haluat markkinointia tai analytiikkaa varten (mistä kanavasta he tulivat, mikä on heidän tehtävänimikkeensä)
Merkitse vapaaehtoiset kentät selvästi tekstillä "(vapaaehtoinen)", jotta vierailijat tietävät, ettei niitä tarvitse täyttää.
Erilliset suostumusruudut
Jos haluat käyttää tietoja useisiin tarkoituksiin, käytä erillisiä valintaruutuja. Yksi tekstille "Suostun siihen, että minuun otetaan yhteyttä sähköpostitse" ja toinen tekstille "Suostun vastaanottamaan markkinointisähköposteja". Älä yhdistä niitä yhteen valintaruutuun.
<label> <input type="checkbox" name="contact_consent" required> Suostut siihen, että voimme ottaa sinuun yhteyttä vastataksemme tähän tiedusteluun </label> <label> <input type="checkbox" name="marketing_consent"> Suostun vastaanottamaan markkinointisähköposteja uusista tuotteista ja erikoistarjouksista </label>Huomaa, että ensimmäinen valintaruutu on pakollinen (välttämätön palvelulle) mutta oletuksena tyhjä. Toinen on vapaaehtoinen (markkinointi ei ole välttämätöntä) ja myös oletuksena tyhjä.
Selkeä, luettava suostumuskieli
Valintaruudun tekstin täytyy olla selkeä ja täsmällinen. Yleiset ilmaukset kuten "Hyväksyn käyttöehtonne" eivät täytä GDPR:n vaatimuksia. Ole täsmällinen siitä, mihin vierailija suostuu.
Huono: "Hyväksyn"
Parempi: "Suostun vastaanottamaan markkinointisähköposteja"
Paras: "Suostun vastaanottamaan markkinointisähköposteja tuotteista ja tarjouksista noin kaksi kertaa kuukaudessa"
Mitä täsmällisempi, sitä parempi. Kerro vierailijoille tarkalleen, mihin he suostuvat.
Linkitä tietosuojakäytäntöösi
Lisää suostumusruutujen jälkeen linkki koko tietosuojakäytäntöösi. Näin vierailijat voivat halutessaan lukea täydelliset tiedot siitä, miten käsittelet heidän tietojaan.
<p>Lähettämällä tämän lomakkeen hyväksyt <a href="/sanasto/tietosuojaseloste">tietosuojakäytäntömme</a>.</p>Tietojen säilytys ja GDPR
GDPR vaatii myös, että säilytät henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen. Sinun täytyy määritellä ja noudattaa tietojen säilytyskäytäntöä.
- Kuinka kauan säilytät yhteydenottolomakkeiden lähetykset? (30 päivää? 6 kuukautta? Kunnes tiedustelu on ratkaistu?)
- Kuinka kauan pidät ihmisiä markkinointisähköpostilistalla? (Kunnes he peruvat tilauksen?)
- Kuinka kauan säilytät asiakastietoja oston jälkeen? (7 vuotta verotietoja varten, sitten poisto)
Dokumentoi säilytyskäytäntösi ja noudata sitä. Määritä aikataulu vanhojen lähetysten ja tietojen poistamiseksi automaattisesti.
Oikeudet, jotka GDPR antaa rekisteröidyille
Kun joku lähettää lomakkeen sivustollesi, hänellä on GDPR:n mukaan oikeuksia:
- Oikeus saada pääsy tietoihin: He voivat kysyä, mitä tietoja sinulla on heistä
- Oikeus tulla unohdetuksi: He voivat pyytää sinua poistamaan tietonsa (vaikka poikkeuksia on, kuten verotiedot)
- Oikeus tietojen oikaisuun: He voivat pyytää sinua korjaamaan virheelliset tiedot
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: He voivat pyytää sinua antamaan tietonsa siirrettävässä muodossa
- Oikeus peruuttaa suostumus: He voivat peruuttaa suostumuksensa markkinointisähköposteihin tai muihin käyttötarkoituksiin milloin tahansa
Sinun pitäisi olla valmis käsittelemään nämä pyynnöt. Se tarkoittaa yleensä sitä, että ihmisillä on tapa lähettää nämä pyynnöt (sähköpostiosoite, lomake jne.) ja sinulla on tapa vastata 30 päivän kuluessa.
GDPR-sakot ja seuraukset
GDPR-rikkomuksista seuraa merkittäviä rangaistuksia:
- Enintään 20 miljoonaa euroa tai 4 % vuotuisesta maailmanlaajuisesta liikevaihdostasi (kumpi tahansa on suurempi) vakavimmista rikkomuksista
- Enintään 10 miljoonaa euroa tai 2 % liikevaihdosta lievemmistä rikkomuksista
- Käytännössä jopa pienet yritykset kohtaavat kuusinumeroisia sakkoja tietomurroista tai suostumusrikkomuksista
Sakkojen lisäksi GDPR-rikkomus voi vahingoittaa mainettasi, menettää sinulle asiakkaita ja luoda oikeudellisen vastuun, jos tietoja käytetään väärin.
GDPR-vaatimustenmukaisuuden tarkistuslista lomakkeille
- [ ] Olet tunnistanut, mitä tietoja keräät
- [ ] Sinulla on selkeä tietosuojakäytäntö
- [ ] Näytät keskeiset tietosuojatiedot lomakkeen yläpuolella tai sen sisällä
- [ ] Kaikki valintaruudut ovat aluksi tyhjiä
- [ ] Suostumusruuduissa käytetään selkeää ja täsmällistä kieltä
- [ ] Sinulla on erilliset valintaruudut tietojen eri käyttötarkoituksille (yhteydenotto vs. markkinointi)
- [ ] Lomakkeesi kertoo tietojen säilytyksestä (kuinka kauan säilytät lähetykset)
- [ ] Sinulla on tietojen säilytyskäytäntö ja noudatat sitä (poistat vanhat tiedot)
- [ ] Sinulla on prosessi, jolla ihmiset voivat pyytää pääsyä tietoihinsa, niiden poistoa tai oikaisua
- [ ] Voit helposti perua ihmisten markkinointisähköpostitilaukset
- [ ] Tiedät, missä vierailijoiden tiedot säilytetään ja kenellä on pääsy niihin
Mitä WEMASY tekee GDPR-vaatimustenmukaisuuden hyväksi
WEMASY-lomakkeissa on suostumuksenhallintaominaisuuksia, jotka auttavat täyttämään GDPR-vaatimukset. Voit lisätä suostumusruutuja lomakkeisiisi, ja WEMASY tallentaa, mihin vaihtoehtoihin kukin vierailija suostui. Lähetyksissä on aikaleimat, joten tiedät, milloin suostumus annettiin. Hallitset tietojen säilytystä poistamalla vanhat lähetykset, joita et enää tarvitse.
Brändilläsi on silti oltava tietosuojakäytäntö, ja sinun täytyy päättää, miten käsittelet tietojen käyttöpyynnöt, mutta WEMASY hoitaa suostumuksen ja tietojenhallinnan tekniset perusteet.
Lue lisää paketin vaatimustenmukaisuusominaisuuksista hinnoittelusivulta.