Ammattimainen sähköposti ei ole yksi tuote, jonka ostat hyllyltä. Se on joukko työkaluja, jotka toimivat yhdessä. Jos yksi osa puuttuu, muut eivät pysty hoitamaan tehtäväänsä. Kun ymmärrät kokonaisuuden, et osta väärää asiaa etkä ihmettele, miksi uusi osoitteesi ei toimi vielä.
Yrityssähköpostin käyttöönotossa tarvitaan verkkotunnus, sähköpostipalvelu ja tapa lukea viestit. Mikään näistä ei toimi yksin. Tässä kerrotaan, mitä kukin tekee ja miten ne sopivat yhteen.
Mitä työkaluja yrityssähköposti vaatii?
Tarvitset neljä perusosaa: verkkotunnuksen, sähköpostipalvelun, DNS-asetukset ja sähköpostiohjelman. Verkkotunnus on brändisi osoite internetissä. Sähköpostipalvelu tallentaa ja toimittaa viestisi. DNS-asetukset yhdistävät nämä kaksi, jotta posti pääsee postilaatikkoosi. Sähköpostiohjelma on sovellus tai selainnäkymä, jolla luet ja lähetät viestejä.
Jotkut palveluntarjoajat myyvät verkkotunnuksen, palvelun ja selainpostin yhtenä pakettina. Toiset myyvät ne erikseen. Kummassakin tapauksessa kaikkien neljän osan pitää olla kunnossa, jotta yritysosoitteesi toimii.
Verkkotunnus ja sähköpostipalvelu
Verkkotunnus on perusta. Se on yourbrand.com-osa osoitteesta hello@yourbrand.com. Rekisteröit sen kerran ja uusit sen vuosittain. Sähköpostipalvelu toimii tämän verkkotunnuksen päällä ja luo varsinaiset postilaatikot, joihin viestit tallentuvat.
Verkkotunnuksesi DNS-tietueet kertovat internetille, minne sähköposti toimitetaan. Palveluntarjoajasi antaa tietueet, jotka lisäät. Kun ne on asetettu oikein, brändiosoitteeseesi lähetetyt viestit saapuvat postilaatikkoosi.
Sähköpostiohjelmat ja selainposti
Sähköpostiohjelma on työkalu, jolla luet ja lähetät postia. Se voi olla tietokoneohjelma, mobiilisovellus tai selaimessa toimiva selainposti. Useimpien palveluntarjoajien paketteihin kuuluu selainposti, joten pääset alkuun heti ilman asennuksia.
Moni yrittäjä liittää postilaatikkonsa myös erilliseen sähköpostisovellukseen puhelimessa tai tietokoneessa. Silloin saat ilmoitukset, offline-käytön ja tutun käyttöliittymän, ja posti kulkee silti omalla verkkotunnuksellasi palveluntarjoajan kautta.
Kun työkalut ovat selvillä, on hyödyllistä nähdä, miten ne toimivat yhdessä oikeassa käyttöönotossa. Luku miltä ammattimainen sähköpostin käyttöönotto näyttää näyttää koko kuvan. Jos haluat tietää tarkemmin palvelukerroksesta, lue mikä on sähköpostipalvelu.
Usein kysytyt kysymykset
Pitääkö minun asentaa ohjelmia yrityssähköpostin käyttöön?
Ei välttämättä. Useimpiin sähköpostipalveluihin kuuluu selainposti, jota käytät selaimella. Jos haluat mieluummin oman sovelluksen puhelimeen tai tietokoneelle, voit liittää sen palveluntarjoajan antamilla asetuksilla. WEMASYssa on myös Sivustonrakentaja, jolla voit julkaista yhteydenottolomakkeita, jotka lähettävät viestit suoraan yrityksesi postilaatikkoon.
Mikä on sähköpostiohjelma?
Sähköpostiohjelma on mikä tahansa sovellus tai käyttöliittymä, jolla luet, kirjoitat ja järjestät sähköpostia. Selaimessa toimiva selainposti on myös sähköpostiohjelma. Samoin ovat tietokone- ja mobiilisovellukset, jotka on tehty useiden postilaatikoiden hallintaan.
Voinko käyttää samaa sähköpostiohjelmaa yksityiseen ja yrityspostiin?
Kyllä. Useimmissa sähköpostisovelluksissa voi lisätä useita tilejä rinnakkain. Voit tarkistaa yksityisen ja yrityksen postilaatikon yhdestä sovelluksesta, ja tilit pysyvät täysin erillään.
Mitä DNS-tietueet ovat ja pitääkö minun ymmärtää ne?
DNS-tietueet ovat verkkotunnuksesi asetuksia, jotka kertovat internetille, mistä verkkosivustosi ja sähköpostisi löytyvät. Sinun ei tarvitse ymmärtää jokaista yksityiskohtaa. Palveluntarjoajasi antaa tarkat tietueet ja opastaa vaiheet.
Tarvitsenko erilliset työkalut sähköpostiin puhelimessa?
Ei. Sama sähköpostisovellus puhelimessa yhdistyy yrityksesi postilaatikkoon. Kun se on asetettu, puhelimesi lähettää ja vastaanottaa postia brändiosoitteestasi samalla tavalla kuin tietokoneesi.
Tarjoaako WEMASY kaikki tarvitsemani työkalut?
WEMASY hoitaa verkkotunnuksen ja verkkosivuston web-hotellin. WEMASYn sähköpostipalvelu selainposteineen on tulossa pian. Voit määrittää DNS-asetukset ja ajaa verkkosivustoasi samasta järjestelmästä.