Pohjakartta, jossa on kaksisataa pöytää, ei voi toimia luottamusperiaatteella, kun puolet yrityksestä saapuu samana keskiviikkona. Hybridityö teki tuosta laskusta väistämättömän.
Työpisteiden varausohjelmisto on työkalu, jolla toimistot hallitsevat tuota monimutkaisuutta. Työpisteiden varausohjelmisto on ohjelma, joka näyttää vapaat työpisteet, ottaa vastaan varauksia päiväksi tai vuoroksi, valvoo sisäänkirjautumissääntöjä ja raportoi käyttöasteen kerroksittain ja toimipaikoittain. Se muuttaa työpisteen varauksen käsin tehtävästä henkilömäärän laskemisesta itsepalvelutyönkuluksi, jonka työntekijät tekevät sekunneissa. Tässä kerrotaan, mitä työpisteiden varausohjelmistolta kannattaa odottaa ja miten se liittyy laajempaan työpaikan aikataulutukseen.
Mitä on työpisteiden varausohjelmisto?
Työpisteiden varausohjelmisto on aikataulutusohjelmisto, joka keskittyy yksittäisiin työpisteisiin. Käyttäjät avaavat kartta- tai listanäkymän, valitsevat päivän ja napauttavat vapaata pöytää. Järjestelmä merkitsee paikan muille varatuksi varatuksi ajaksi.
Ylläpitäjät määrittävät pohjakartan, pöytien ominaisuudet ja varauskäytännöt. Integraatiot kulunvalvontaan tai vierailijahallintaan voivat sitoa varaukset kulkukorttioikeuksiin lisäturvaa varten.
Monet tuotteet yhdistävät työpisteiden varauksen ja huoneiden varauksen yhteen työpaikkasovellukseen. Työntekijät varaavat pöydän aamuksi ja neuvotteluhuoneen iltapäiväksi vaihtamatta työkalua.
Tärkeimmät ominaisuudet
1. Interaktiiviset pohjakartat
Visuaaliset asettelut auttavat uusia työntekijöitä ja vierailevaa henkilöstöä löytämään varatun paikkansa nopeasti. Värit näyttävät vapaat, varatut ja sisäänkirjautuneet pöydät yhdellä silmäyksellä.
2. Mobiilivaraus
Työntekijät varaavat junasta tai aulasta. Mobiilikäyttö on olennaista, kun suunnitelmat muuttuvat työmatkalla.
3. Tiimit ja suosikit
Tallenna suosikkipöydät tai varaa kollegojen läheltä projektipäiviksi. Jotkin työkalut korostavat, mihin tiimikaverit ovat jo varanneet, jolloin ryhmät asettuvat lähekkäin ilman käsin tehtävää koordinointia.
4. Automaattinen vapautus tulematta jättäneille
Pöydät palaavat varantoon, kun kukaan ei kirjaudu sisään. Tämä ominaisuus yksinään voi palauttaa kymmenestä viidestätoista prosenttia kapasiteetista toimistoissa, joissa varaus on tiukka mutta läsnäolo löyhää.
5. Tuki usealle toimipaikalle
Yritykset, joilla on useita toimistoja, tarvitsevat yhden tilin pöytien varaamiseen missä tahansa kaupungissa. Keskitetty raportointi vertaa käyttöastetta toimipaikkojen välillä kiinteistösuunnittelua varten.
Milloin toimistosi tarvitsee työpisteiden varausohjelmiston
Taulukot pettävät, kun useampi kuin muutama ihminen varaa päivittäin. Jos työntekijät valittavat saapuvansa ilman istumapaikkaa tai jos kiinteistöhuolto ei pysty ennustamaan päivän henkilömäärää, ohjelmisto tuo järjestystä nopeasti.
Yhteistyötilojen ylläpitäjät käyttävät työpisteiden varausohjelmistoa päiväpassien ja kiinteiden joustojäsenyyksien myyntiin. Jäsenet varaavat verkossa. Henkilöstö näkee saman aikataulun vastaanotossa.
Yhdistä työpisteohjelmisto neuvotteluhuoneen varausohjelmistoon, kun työpaikkakokonaisuuden pitäisi kattaa jokainen jaettu resurssi. Hot desking -ratkaisut voivat käyttää myös erillistä hot desk -varausjärjestelmää, joka on viritetty suurelle vaihtuvuudelle ja lyhyille varausikkunoille.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko työpisteiden varausohjelmisto hoitaa sekä kiinteät että joustavat pöydät?
Useimmissa tuotteissa ylläpitäjät voivat merkitä tietyt pöydät pysyvästi määrätyiksi, kun muut pysyvät varattavina. Sekamallit ovat yleisiä yrityksissä, jotka siirtyvät kiinteistä paikoista hybridijoustavuuteen.
Kuinka kauan digitaalisen pohjakartan käyttöönotto kestää?
Yksinkertaiset yhden kerroksen ratkaisut otetaan usein käyttöön muutamassa päivässä, kun tarkka paikkamäärä ja vyöhyketunnisteet ovat valmiina. Usean rakennuksen käyttöönotot kestävät pidempään, koska jokainen kerros täytyy varmistaa ja työntekijät kouluttaa.
Toimiiko työpisteiden varausohjelmisto yhteistyötilan päiväpasseille?
Yhteistyötilat myyvät varattavia pöytiä ydintuotteenaan. Ohjelmisto hoitaa jäsenten ja vieraiden hinnoittelun, varausrajat ja sisäänkirjautumisen vastaanotossa. Hot desk -varaus selittää jäsenkokemuksen käyttäjän näkökulmasta.
Voivatko jäsenet varata pöytiä julkisen verkkosivun kautta?
Itsepalveluvaraus vähentää vastaanoton työtaakkaa. WEMASY:ssä on sivustonrakentaja, jolla yhteistyötilabrändit julkaisevat pöytien saatavuuden ja jäsenyyssivut yhdessä yhdistetyssä järjestelmässä.
Miten työpisteiden varausohjelmisto auttaa toimiston pienentämisessä?
Käyttöasteraportit näyttävät keskimääräisen päiväkohtaisen käyttöasteen verrattuna pöytien kokonaismäärään. Johtajat käyttävät dataa vuokratilan pienentämiseen varmasti sen sijaan, että arvaisivat, montako paikkaa he todella tarvitsevat.
Pitäisikö työpisteiden varauksen yhdistyä huone- ja laiteaikatauluihin?
Yhtenäiset työpaikkatyökalut vähentävät sovellusten vaihtamista. Resurssien aikataulutusohjelmisto käsittelee integroitua lähestymistapaa, kun pöydät ovat yksi kohde suuremmassa jaetussa varannossa.