Tiimisi varasi koulutushuoneen, projektorin ja ohjaajan torstaille kello 14. Kello 13.45 saat tietää, että projektori on jo asiakasesittelyssä ja ohjaaja on tuplavarattu toisella kampuksella. Kolme vahvistusta. Nolla toimivaa tilaisuutta.
Resurssien aikataulutus on olemassa koordinoimaan nämä riippuvuudet. Resurssien aikataulutus on käytäntö, jossa mikä tahansa jaettu omaisuus allokoidaan aikajaksolle samalla tarkistaen, että liittyvät resurssit pysyvät vapaina. Huoneet ovat yksi resurssityyppi. Laitteet, ajoneuvot, pysäköintipaikat ja ihmiset voivat kaikki olla samassa aikataulussa. Tässä kerrotaan, miten resurssien aikataulutus toimii ja milloin se korvaa yhteen käyttöön tarkoitetun huoneiden varauksen.
Mitä on resurssien aikataulutus?
Resurssien aikataulutus on kattoprosessi rajallisten resurssien varaamiseen. Jokaisella resurssilla on ominaisuuksia, saatavuussääntöjä ja valinnaisia yhteyksiä muihin resursseihin. Videovarustus voi vaatia tekniikkahenkilön. Kalustoajoneuvo voi vaatia ajokortillisen kuljettajan varannosta.
Aikataulutin tarkistaa kaikki rajoitteet ennen vahvistusta. Pelkkä huone ei riitä, jos siihen liittyvä laite on varattu. Resurssien aikataulutus käsittelee koko kokonaisuutta yhtenä loogisena varauksena tai valvoo linkitettyjä varauksia kohteiden yli.
Organisaatiot käyttävät resurssien aikataulutusta toimistoissa, tuotannossa, terveydenhuollossa, koulutuksessa ja kenttäpalveluissa. Jokainen ympäristö, jossa on jaettuja työkaluja neljän seinän ja pöydän lisäksi, hyötyy laajemmasta mallista.
Yleisiä resurssityyppejä aikataulutuksessa
1. Tilat
Neuvotteluhuoneet, pöydät, laboratoriot ja pysäköintipaikat. Tilojen aikataulutus menee osittain päällekkäin huoneiden varausjärjestelmien kanssa, mutta voi sisältää ulkoalueita tai lastauslaitureita.
2. Laitteet
Projektorit, kamerat, ajoneuvot ja erikoistyökalut. Laitteet liikkuvat usein huoneesta toiseen, joten aikataulutus seuraa sijaintia ja palautusaikaa.
3. Ihmiset
Kouluttajat, teknikot ja tulkit aikataulutetaan kuten huoneet, kun heidän aikansa on niukka tekijä. Henkilöstövarannot tarvitsevat samanlaiset ristiriitatarkistukset kuin tilojen varaus.
4. Yhdistetyt paketit
Tapahtumajärjestelyt niputtavat huoneen, tuolit, AV:n ja pystytystiimin. Pakettien aikataulutus vahvistaa jokaisen osan tai hylkää koko pyynnön.
Miksi resurssien aikataulutus on tärkeää
Yhteen käyttöön tarkoitettu huoneiden varaus jättää aukkoja, kun tilaisuudet riippuvat siirrettävästä omaisuudesta. Tiimit saapuvat valmistautuneina kokouksiin, jotka eivät voi alkaa, koska kaapelisarja ei koskaan poistunut edelliseltä kerrokselta.
Resurssien aikataulutus antaa toiminnoille yhden näkymän kysyntään omaisuustyyppien yli. Kiinteistöhuolto näkee huoneiden paineen. IT näkee laitteiden kierron. HR näkee kouluttajien käyttöasteen. Johtajat huomaavat pullonkaulat ennen kuin niistä tulee viikoittaisia valituksia.
Lähestymistapa tukee myös reilua pääsyä. Varaussäännöt jakavat parhaat resurssit prioriteetin, osaston budjetin tai ennakkoilmoituksen mukaan sen sijaan, että etusija menisi sille, joka lähettää sähköpostin ensin.
Ohjelmisto automatisoi tarkistukset, jotka ihmiset ohittavat volyymin alla. Seuraava luku resurssien aikataulutusohjelmistosta käsittelee työkaluja, jotka pyörittävät näitä työnkulkuja päivittäin työpisteen varauksen ja huonemoduulien rinnalla.
Usein kysytyt kysymykset
Miten resurssien aikataulutus eroaa ajanvarauksen aikataulutuksesta?
Ajanvarauksen aikataulutus keskittyy asiakkaan ja palveluntarjoajan yhdistämiseen tiettynä aikana. Resurssien aikataulutus keskittyy fyysisen tai jaetun omaisuuden allokointiin. Monet terveydenhuollon ja kenttätyön ratkaisut käyttävät molempia malleja yhdessä.
Voivatko pienet toimistot hyötyä resurssien aikataulutuksesta?
Jopa kymmenen hengen toimisto, jossa on yksi yhteinen auto ja kaksi kokoustilaa, kohtaa ristiriitoja ilman koordinointia. Aloita niukimmista resursseistasi ja laajenna aikataulua, kun kipupisteitä ilmenee.
Pitäisikö laitteiden varaus vaatia hyväksyntä?
Arvokkaat tai erikoistuneet laitteet vaativat usein esihenkilön hyväksynnän tai koulutustodistuksen. Määritä hyväksymisketjut resurssityypeittäin, jotta vähäriskiset kohteet pysyvät itsepalveluna ja kalliit varusteet saavat valvontaa.
Voivatko asiakkaat varata resursseja yrityksen verkkosivun kautta?
Vuokrastudiot, makerspacet ja laitekirjastot myyvät usein varattavaa aikaa verkossa. WEMASY:ssä on sivustonrakentaja, jolla listaat resurssit ja otat vastaan varauksia ilman erillisiä työkaluja.
Miten resurssien aikataulutus liittyy neuvotteluhuoneen varaukseen?
Neuvotteluhuoneet ovat yksi rivi resurssiluettelossa. Neuvotteluhuoneen varaus käsittelee huonekohtaisia tapoja, jotka useimmat toimistot omaksuvat ensin ennen laajenemista täyteen resurssien aikataulutukseen.
Mitkä raportit auttavat parantamaan resurssien aikataulutusta ajan mittaan?
Seuraa käyttöastetta resurssityypeittäin, ristiriitojen määrää ja keskimääräistä varausaikaa. WEMASY:n analytiikka korostaa tiettyjen resurssien kasvavaa kysyntää, jotta voit lisätä varantoa tai säätää käytäntöjä ennen kuin pulasta tulee krooninen.