Tarkistuslista sähköpostipalvelun paketin valintaan
Oikean palveluntarjoajan valinta helpottuu, kun tiedät, mitä paketilta vaatia. Alla on käytännöllinen tarkistuslista ja vinkit yrittäjille, jotka kattavat tärkeimmät ominaisuudet, joita jokaisen yrityksen kannattaa arvioida.
1. Oma verkkotunnus
Oman verkkotunnuksen tuki on yksi tärkeimmistä ominaisuuksista. Jokainen luotettava opas kertoo, että oman verkkotunnuksen sähköposti on ehdoton. Pakettisi pitää antaa sinun luoda brändättyjä sähköpostiosoitteita yrityksesi verkkotunnuksella. Sinulle tarjotun paketin pitää sisältää oman verkkotunnuksen sähköpostit.
Tämä on yksi perusominaisuuksista, jotka sähköpostipalvelun pitää tarjota. Varmista, että paketti tukee oman verkkotunnuksen käyttöönottoa, jotta voit luoda brändättyjä sähköposteja, jotka rakentavat luottamusta asiakkaisiin. Tarkista, montako oman verkkotunnuksen osoitetta paketissa voi luoda. Mitä enemmän, sitä parempi tiimillesi.
2. Tietoturva
Tietoturva on yksi tärkeimmistä asioista, kun mietit, mitä paketilta vaatia. Sähköposteissasi on arkaluonteista tietoa. Niissä voi olla maksutietoja, liiketoimintatietoja, asiakastietoja ja sisäistä viestintää. Ilman tietoturvaa brändiisi voi kohdistua petoksia, tietojenkalastelua ja muita uhkia sähköpostin kautta. Tässä suojaukset, jotka sähköpostipalvelun pitää tarjota.
Kaksivaiheinen tunnistautuminen: Kaksivaiheinen tunnistautuminen lisää ylimääräisen suojakerroksen kertakäyttöisellä salasanalla tai turvakysymyksellä.
Roskapostisuoja: Roskapostisuodattimet estävät ei-toivotut viestit ja mahdolliset tietojenkalasteluyritykset.
Salausominaisuudet: Arkaluonteisissa viesteissä salaus varmistaa, että vain tarkoitettu vastaanottaja voi lukea ne.
3. Tallennustila
Kun sinulla on yrityssähköposti, viestejä virtaa sekä saapuneisiin että lähteneisiin. Kun yrityksesi kasvaa, kasvavat myös postilaatikkosi ja lähetetyt-kansiosi. Tallennustila on yksi ominaisuuksista, jotka vaikuttavat suoraan päivittäiseen työhön. Tarvitset palvelun, jossa on reilusti tilaa ja mahdollisuus luokitella viestejä.
Tallennustila: Etsi paketteja, joissa on runsaasti tilaa, jotta jatkuvaa siivoamista ei tarvita.
Arkistointi: Varmista, että vanhat viestit voi arkistoida helposti, jotta ne ovat tarvittaessa yhä saatavilla.
Laajennettava tallennustila: Kun yrityksesi kasvaa, tarvitset paketin, jonka tallennustila kasvaa tarpeidesi mukana.
4. Tiimityö
Kattava opas sisältää aina yhteistyön tärkeänä tekijänä. Yhteistyötyökalut ovat kasvaville tiimeille tärkeitä ominaisuuksia. Sähköpostitunnusten jakaminen voi aiheuttaa tietoturvaloukkauksen. Jos sinulla on tiimi, tarvitset ominaisuuksia, jotka pitävät kaikki samalla sivulla. Valitse palvelu, jossa on tiimityöominaisuus, jotta voit hallita tiimisi käyttöoikeuksia.
Jaettu postilaatikko: Valitse palvelu, jossa useampi tiimiläinen voi käyttää ja hallita viestejä samasta postilaatikosta. Tämä on erityisen hyödyllistä asiakastuessa tai myynnissä.
Roolikohtaiset osoitteet: Palvelun pitää antaa sinun nimetä sähköpostiosoitteesi haluamallasi tavalla. Sinulla pitää olla mahdollisuus osoitteisiin, kuten info, tuki, hr ja muut.
Tiimin integraatiot: Kun synkronoit sähköpostin kalentereihin ja tehtävienhallintaan, aikataulutus ja seuranta on helppoa.
5. Asiakastuki
Kun arvioit paketteja, asiakastukea ei pidä koskaan unohtaa. Kun sinulla on tili sähköpostipalvelussa, saatat tarvita apua alussa tai milloin tahansa. Valitse palveluntarjoaja, joka on käytettävissä ympäri vuorokauden. Jos haluat hyvän tukikokemuksen, varmista, että palvelu tarjoaa seuraavat asiat.
Apua ympäri vuorokauden: Et koskaan tiedä, milloin ongelma ilmenee, joten ympärivuorokautinen tuki on välttämätön.
Tukea monessa kanavassa: Etsi palveluntarjoaja, joka tarjoaa chatin, puhelintuen ja sähköpostituen.
Tukipyyntöjärjestelmä: Valitse palvelu, joka luo tukipyynnöt ja päivittää säännöllisesti ongelmasi tai kysymyksesi tilaa.
Hyödylliset materiaalit: Et voi aina odottaa asiakastuen vastausta. Katso, onko palvelussa hyviä materiaaleja ja tietopankki artikkeleineen, usein kysyttyine kysymyksineen ja vianmääritysvinkkeineen. Ne voivat säästää paljon aikaa.
6. Työkalujen integrointi
Integraatiot ovat yksi tärkeimmistä ominaisuuksista sujuvan arjen kannalta. Sähköpostisi pitää toimia hyvin muiden päivittäin käyttämiesi työkalujen kanssa. Valitse palvelu, joka sallii useiden työkalujen integroinnin tai jossa on kaikki yhdessä -järjestelmä valmiina. Katso, sisältävätkö integraatiot seuraavat.
CRM-integraatio: Varmista, että sähköpostisi toimii hyvin CRM-ohjelmistosi kanssa, tai valitse palvelu, jossa on oma CRM.
Työkalujen integrointi: Sähköpostiin pitää integroida monia kampanja- ja analytiikkatyökaluja. Varmista, että palvelu sallii integroinnin.
Kalenteri-integraatio: Sähköpostin synkronointi kalenteriin on ratkaisevaa tapaamisten ja määräaikojen aikataulutuksessa.
Tiedostojen jakamisen integraatiot: Kun voit jakaa tiedostoja suoraan sähköpostista pilvitallennuksen integraatioilla, säästät aikaa ja yhteistyö helpottuu.
7. Varmuuskopiot
Tärkeiden tietojen menetys voi tapahtua kenelle tahansa milloin tahansa. Se voi tapahtua myös sähköposteillesi. Syynä voi olla häiriö, virhe tai järjestelmävika. Valitse järjestelmä, joka auttaa palauttamaan tärkeät viestit tarvittaessa.
Automaattiset varmuuskopiot: Valitse palveluntarjoaja, joka varmuuskopioi viestisi säännöllisesti, jotta et menetä mitään tärkeää.
Palautusmahdollisuudet: Varmista, että paketilla voit helposti palauttaa vanhoja viestejä ja kansioita tarvittaessa.
8. Hinnoittelu
Hinnoittelu on ratkaiseva osa palveluntarjoajan valintaa. Hintavertailu auttaa näkemään, mitkä paketit tarjoavat todellista arvoa ja mitkä veloittavat liikaa perusominaisuuksista. Kaikki kalliit paketit eivät tarjoa parhaita ominaisuuksia. Markkinoilla on rehellisiä palveluntarjoajia, joilla on reilut hinnat. On myös niitä, jotka veloittavat liikaa. Yksi käytännöllisimmistä vinkeistä yrityksille on vertailla vähintään kolmea palveluntarjoajaa rinnakkain ennen sitoutumista. Etsi hinnoittelusta seuraavat asiat.
Läpinäkyvä hinnoittelu: Varmista, että tiedät tarkalleen, mistä maksat, eikä piilokuluja ole.
Joustavuus: Sähköpostitarpeesi voivat kasvaa ajan myötä, joten etsi paketti, jonka avulla voit kasvaa vaivatta.
Ilmainen kokeilu tai esittely: Näin voit testata palvelua ennen pitkäaikaista sitoutumista.
Valitse WEMASYn Sähköpostipalvelu
Sähköpostipalvelussa sinun ei tarvitse tyytyä mihin tahansa palveluntarjoajaan. WEMASY tarjoaa kaiken, mitä tarvitset yrityksesi sähköpostien sujuvaan hallintaan. Tietoturvaan, helppokäyttöisyyteen ja skaalautuvuuteen keskittyvä WEMASY on tehty kasvamaan yrityksesi mukana ilman monimutkaisuutta. Hintavertailu näyttää, että WEMASY antaa sinulle omat verkkotunnukset, vahvan tietoturvan, yhteistyötyökalut ja tuen yhdessä paketissa. Valitse meidät ja yksinkertaista sähköpostien hallinta tarpeisiisi räätälöidyllä kaikki yhdessä -ratkaisulla.
Lisää sähköpostien turvaamisesta löydät blogistamme vinkit sähköpostin tallennustilaan ja tietoturvaan. Jos haluat ymmärtää, miten yrityssähköposti rakentaa brändiäsi, lue yrityssähköposti vai ilmainen sähköposti brändäyksessä. Voit myös lukea, miten rakennat verkkosivuston, joka tukee liiketoimintasi tavoitteita.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on sähköpostipalvelun paketin tärkein ominaisuus?
Oman verkkotunnuksen tuki. Yrityksesi sähköpostin pitää käyttää omaa verkkotunnustasi eikä palveluntarjoajan yleistä osoitetta. Tämä rakentaa luottamusta asiakkaisiin ja kumppaneihin ensimmäisestä viestistä alkaen. Sen jälkeen priorisoi tietoturvaominaisuudet, kuten kaksivaiheinen tunnistautuminen ja roskapostisuoja.
Paljonko tallennustilaa tarvitsen yrityssähköpostille?
Useimmille pienyrityksille 10-25 Gt käyttäjää kohden riittää alkuun. Jos tiimisi käsittelee usein isoja liitteitä, etsi paketteja, joissa on vähintään 50 Gt. Varmista, että pakettiin voi lisätä tallennustilaa yrityksen kasvaessa, jotta raja ei täyty ja saapuvat viestit eivät katoa.
Kannattaako valita erillinen sähköpostipalvelu vai kaikki yhdessä -alusta?
Kaikki yhdessä -alusta säästää aikaa ja vähentää hallittavien työkalujen määrää. Kun sähköposti, verkkosivusto, CRM ja analytiikka ovat yhdessä paikassa, kaikki synkronoituu automaattisesti. Erilliset sähköpostipalvelut sopivat yrityksille, joilla on jo valmis työkalukokonaisuus ja jotka tarvitsevat siihen vain sähköpostin.
Miten vertailen sähköpostipalvelujen hintoja reilusti?
Vertaile paketteja sen mukaan, mitä saat rahallesi, äläkä pelkän kuukausihinnan perusteella. Tarkista, mitä kuhunkin tasoon sisältyy: tallennustila, käyttäjämäärä, tietoturvaominaisuudet, tuen saatavuus ja integraatiot. Jotkut palveluntarjoajat veloittavat lisää ominaisuuksista, jotka toisilla sisältyvät hintaan. Kunnollinen hintavertailu katsoo kokonaisarvoa eikä vain perushintaa.
Riittääkö ilmainen sähköpostipalvelu yritykselle?
Ilmaisista palveluista puuttuvat oman verkkotunnuksen tuki, edistynyt tietoturva ja yhteistyöominaisuudet. Henkilökohtaiseen käyttöön ilmaiset paketit toimivat hyvin. Yritys tarvitsee brändätyt sähköpostit, tiimien postilaatikot ja kunnollisen tietoturvan. Jo oman verkkotunnuksen sähköpostin tuoma uskottavuus tekee maksullisesta paketista investoinnin arvoisen.
Tarjoaako WEMASY sähköpostipalvelun?
Tarjoaa. WEMASYn Sähköpostipalveluun kuuluvat oman verkkotunnuksen käyttöönotto, vahva tietoturva kaksivaiheisella tunnistautumisella ja roskapostisuojalla, jaetut postilaatikot tiimeille, automaattiset varmuuskopiot ja ympärivuorokautinen tuki. Kaikkea hallitaan yhdestä hallintapaneelista sivustosi, analytiikan ja muiden liiketoimintatyökalujen rinnalla.
