Tapahtumasivusto on keskeinen tietolähde jokaiselle, joka harkitsee tapahtumaan osallistumista. Päivämäärä, paikka, puhujat, ohjelma ja ilmoittautuminen löytyvät yhdestä paikasta, ja mahdolliset osallistujat saavat kaiken, mitä tarvitsevat päätöksentekoon.
Jokainen tapahtuma kilpailee huomiosta. Joku, joka kuulee konferenssista, työpajasta tai näyttelystä, voi käyttää aikaansa ja rahaansa muuhunkin. Ilmoittautumispäätös riippuu usein siitä, kuinka nopeasti ja selvästi tapahtumasivusto vastaa kysymyksiin, joita mahdollinen osallistuja jo pohtii: mikä tämä on, kannattaako tähän tulla ja miten ilmoittaudun?
Hyvin tehty tapahtumasivusto vastaa kaikkiin kolmeen ennen kuin kävijä on selannut ensimmäisen osion ohi. Huonosti tehty sivusto menettää kävijän sekaannukseen tai epävarmuuteen ennen kuin hän pääsee ilmoittautumispainikkeelle.
Mikä on tapahtumasivusto?
Tapahtumasivusto on sivusto, joka on tehty yhtä tapahtumaa tai toistuvaa tapahtumasarjaa varten. Sen tarkoitus on esitellä tapahtuma selkeästi, rakentaa uskottavuutta ja muuttaa kiinnostuneet kävijät ilmoittautuneiksi osallistujiksi. Se on virallinen tietolähde jokaiselle, joka haluaa tietää, mikä tapahtuma on, kenelle se on tarkoitettu, missä ja milloin se pidetään ja miten siihen osallistutaan.
Tapahtumasivustot vaihtelevat paikallisen työpajan yksinkertaisesta yhden sivun sivustosta suuren konferenssin monipuoliseen sivustoon, jossa on useita ohjelmapolkuja, puhujia, sponsoreita ja lippuluokkia. Monimutkaisuus kasvaa tapahtuman mukana, mutta perustehtävä pysyy samana.
Kuka käyttää tapahtumasivustoja?
Tapahtumasivustoja käyttää jokainen organisaatio tai yksityishenkilö, joka järjestää tapahtuman, johon tarvitaan ilmoittautuminen, lipunosto tai osallistujien etukäteissuunnittelua. Esimerkiksi:
- konferenssien ja huippukokousten järjestäjät, jotka hallinnoivat puhujia, ohjelmaa ja osallistujailmoittautumisia
- työpajojen ja koulutusten vetäjät, jotka tarvitsevat ilmoittautumis- ja maksuprosessin
- musiikki-, taide- ja kulttuuritapahtumien järjestäjät, jotka hoitavat lipunmyyntiä ja tapahtumatietoja
- yritysten tapahtumatiimit, jotka järjestävät sisäisiä tai ulkoisia tapahtumia virallisella ilmoittautumisella
- yhteisöt ja voittoa tavoittelemattomat järjestöt, jotka järjestävät varainkeruita, näyttelyitä tai vuosittaisia kokoontumisia
Jokainen tapahtuma, joka on avoin muille kuin yksityiselle kutsulistalle, hyötyy omasta sivustosta ainoana totuuden lähteenä.
Mikä erottaa tapahtumasivuston muista sivustoista?
Tapahtumasivusto toimii aikapaineessa, toisin kuin useimmat muut sivustot. Sillä on kova takaraja: tapahtuman päivämäärä. Kaikki sivustolla pyrkii saamaan ihmiset ilmoittautumaan ennen sitä. Tapahtuman jälkeen sivusto muuttuu arkistoksi tai valmistellaan seuraavaa vuotta varten.
Kiire ohjaa suunnittelun painotuksia. Päivämäärien ja määräaikojen pitää näkyä selvästi. Ilmoittautumisen pitää olla vaivatonta. Epäröintiä vähentävien luottamusviestien, kuten puhujaprofiilien, aiempien tapahtumien kokemusten ja sponsorien logojen, pitää näkyä heti. Tapahtumasivusto, joka kätkee ilmoittautumislinkin tai tekee päivämäärästä vaikeasti löydettävän, menettää mahdollisia osallistujia, jotka vain siirtyvät muualle.
Mitä tapahtumasivusto tarvitsee toimiakseen hyvin?
Selkeät tapahtumatiedot heti ensimmäisellä näytöllä
Tapahtuman nimi, päivämäärä, paikka ja yhden lauseen kuvaus siitä, kenelle se on tarkoitettu, pitää näkyä ilman vierittämistä. Kävijä, joka ei heti ymmärrä, mikä tapahtuma on ja milloin se järjestetään, ei vieritä pidemmälle selvittääkseen sitä.
Selkeä ilmoittautumispolku
Ilmoittautumisen toimintakehotteen pitää näkyä sivun alussa, toistua kävijän vieriessä eikä koskaan olla yli yhden klikkauksen päässä. Ennakkohinnat, rajoitetut paikat ja määräaikamuistutukset luovat kiirettä, joka nopeuttaa ilmoittautumispäätöstä.
Puhuja- ja ohjelmatiedot
Useimmissa tapahtumissa puhujat tai ohjelma ovat syy osallistua. Puhujaprofiilit kuvineen, lyhyine esittelyineen ja esitysten otsikoineen antavat mahdollisille osallistujille varmuuden, että sisältö on ajan arvoista. Ohjelma, vaikka alustavakin, auttaa ihmisiä suunnittelemaan aikansa ja vähentää epävarmuutta, joka estää osaa sitoutumasta.
Sosiaalinen todiste aiemmista tapahtumista
Kuvat, kokemukset ja osallistujamäärät aiemmista tapahtumista rauhoittavat ensikertalaisia siitä, että tapahtuma pitää lupauksensa. Erityisen tehokasta on näyttää, että aiemmat osallistujat palasivat myös seuraaviin tapahtumiin.
Usein kysytyt kysymykset
Kannattaako jokaiselle tapahtumalle tehdä uusi sivusto vai pitää yksi sivusto vuodesta toiseen?
Toistuvalle vuosittaiselle tapahtumalle yksi joka vuosi päivitettävä sivusto on yleensä parempi tapa. Verkkotunnus ja sen kerryttämä hakunäkyvyys siirtyvät eteenpäin. Aiempien vuosien sisältö toimii sosiaalisena todisteena seuraavalle. Täysin uusi sivusto joka vuosi aloittaa hakunäkyvyyden nollasta ja menettää jatkuvuuden, joka rakentaa uskollista palaavaa yleisöä. Kertaluonteisille tapahtumille, joille ei ole suunniteltu jatkoa, toimii sekä oma sivusto että erillinen sivu olemassa olevalla sivustolla. WEMASYn Sivustonrakentajalla voit rakentaa tämän suoraan sivustollesi.
Kuinka paljon etukäteen tapahtumasivuston pitäisi avautua?
Mahdollisimman aikaisin, mielellään kuudesta kahteentoista viikkoa ennen tapahtumaa, jos osallistuminen vaatii paljon suunnittelua. Matkojen, majoituksen ja aikataulujen päättäminen vie aikaa. Tapahtumasivusto, joka avautuu kaksi viikkoa ennen tapahtumaa, menettää osan yleisöstään yksinkertaisesti siksi, että ihmiset eivät ehdi järjestää aikatauluaan lyhyellä varoitusajalla. Ennakkoilmoitussivut, vaikka kaikki tiedot eivät olisi vielä varmoja, antavat kiinnostuneille mahdollisuuden tilata päivityksiä ennen ilmoittautumisen alkua.
Pitääkö tapahtumasivuston hoitaa lipunmyynti itse?
Ei välttämättä. Jotkin tapahtumasivustot linkittävät kolmannen osapuolen lippupalveluun varsinaista ostoa varten. Toiset hoitavat koko ilmoittautumis- ja maksuprosessin omalla sivustolla. Oikea tapa riippuu tapahtuman monimutkaisuudesta ja käytettävissä olevista työkaluista. Kaiken hoitaminen tapahtuman omalla sivustolla antaa järjestäjille enemmän hallintaa osallistujakokemukseen ja tietoihin. Kolmannen osapuolen palvelu on nopeampi ottaa käyttöön ja vie maksuinfrastruktuurin huolen pois. Kumpikin tapa toimii, kunhan polku tapahtumasivustolta ilmoittautumiseen on lyhyt ja selkeä.
Miten tapahtumasivustot löytyvät tapahtumia hakeville?
Tapahtuman aiheeseen, paikkaan ja ajankohtaan liittyvien hakusanojen kautta. Selkeät sijaintimerkinnät otsikoissa ja sivun sisällössä, nopeasti latautuva sivusto, jolla on SSL-varmenne, ja tarkka rakenteinen sisältö tapahtuman tiedoista auttavat hakukoneita nostamaan sivuston esiin oikeille hakijoille.
Mitä tapahtumasivuston pitäisi näyttää tapahtuman jälkeen?
Tapahtuman kohokohdat: kuvia, tallenteita, keskeisiä opetuksia ja osallistujien kokemuksia. Sisällöllä on kaksi tarkoitusta. Se antaa osallistuneille paikan palata kokemukseen ja rakentaa uskottavuutta seuraavalle tapahtumalle näyttämällä mahdollisille osallistujille, mitä he jäivät paitsi. Sivu, jossa lukee vain, että tapahtuma on ohi, ilman mitään muuta, haaskaa sivuston kerryttämän sosiaalisen todisteen ja hakunäkyvyyden.
Voiko tapahtumasivustolla hallita sponsorien näkyvyyttä?
Kyllä. Sponsoriosio, jossa on logot ja tarvittaessa linkit sponsorien sivuille, on isoissa tapahtumissa vakiokäytäntö. Sponsorit jaetaan yleensä tasoihin, joihin kuuluvat tietyt logokoot ja sijoittelusäännöt, jolloin jokainen sponsori tietää, mitä sijoitus sisältää. WEMASYn tapahtumasivusto antaa järjestäjille rakenteen, jolla sponsorit esitellään ammattimaisesti muun tapahtumasisällön rinnalla.