Edellinen luku käsitteli, mikä sähköpostiverkkotunnus on ja miksi sillä on merkitystä uskottavuudelle. Tämä luku jatkaa siitä, mihin tuo luku jäi. Sen sijaan että selittäisimme, mikä oma sähköpostiverkkotunnus on, tässä keskitytään käytännön vaiheisiin sen saamiseksi toimimaan. Jos sinulla on jo rekisteröity verkkotunnus ja haluat ammattimaisen sähköpostiosoitteen sille, aloita tästä.
Mitä tarvitset ennen aloittamista?
Ennen kuin voit luoda sähköpostiosoitteita omalle verkkotunnuksellesi, kaksi asiaa täytyy olla kunnossa.
- Rekisteröity verkkotunnus, jonka omistat ja jota hallitset
- Sähköpostipalvelun tarjoaja, joka tallentaa, lähettää ja vastaanottaa viestisi
Verkkotunnuksesi on osoite. Sähköpostipalvelun tarjoajasi on palvelu, joka saa osoitteen toimimaan. Nämä ovat kaksi erillistä asiaa, vaikka jotkut tarjoajat niputtavat ne yhteen. Ilman rekisteröityä verkkotunnusta ei ole osoitetta, johon sähköposti liitetään. Ilman sähköpostipalvelun tarjoajaa ei ole palvelinta, joka vastaanottaisi ja tallentaisi kyseiseen osoitteeseen lähetetyt viestit.
Jos et ole vielä rekisteröinyt verkkotunnusta, luku DNS:n toiminnasta selittää järjestelmän, joka yhdistää verkkotunnukset niiden takana toimiviin palveluihin.
Miten MX-tietueet yhdistävät verkkotunnuksesi sähköpostiin?
Yhteys verkkotunnuksesi ja sähköpostipalvelun tarjoajasi välillä syntyy DNS-tietueella, jota kutsutaan MX-tietueeksi. MX tulee sanoista Mail Exchange. Se kertoo internetille, mikä palvelin hoitaa verkkotunnuksesi sähköpostin.
Kun joku lähettää viestin osoitteeseen hello@yourbrand.com, lähettävä postipalvelin hakee yourbrand.com-verkkotunnuksen MX-tietueet. Nuo tietueet osoittavat tiettyyn postipalvelimeen. Viesti toimitetaan sinne, ja näet sen saapuneissa.
Ilman MX-tietueita verkkotunnukseesi lähetetyllä sähköpostilla ei ole minne mennä. Lähettäjä saa virheilmoituksen. Siksi MX-tietueiden lisääminen on verkkotunnuksen sähköpostin käyttöönoton tärkein yksittäinen vaihe. Voit lukea lisää MX-tietueista ja muista tietuetyypeistä luvusta DNS-tietueet.
Miten otat ammattimaisen sähköpostiosoitteen käyttöön vaihe vaiheelta
Tarkat näkymät ja nimet vaihtelevat tarjoajittain, mutta prosessi noudattaa kaikkialla samaa kaavaa. Tältä verkkotunnuksen sähköpostin käyttöönotto näyttää alusta loppuun.
Vaihe 1. Valitse sähköpostipalvelun tarjoaja
Valitse tarjoaja, joka sopii budjettiisi ja tarvitsemiesi sähköpostiosoitteiden määrään. Jotkut tarjoajat antavat ilmaisen tason yhdelle osoitteelle. Toiset veloittavat käyttäjää kohden kuukaudessa. Vertaa tallennustilaa, sisältyvien osoitteiden määrää ja sitä, tukeeko tarjoaja omia verkkotunnuksia harkitsemassasi paketissa.
Vaihe 2. Vahvista, että omistat verkkotunnuksen
Useimmat sähköpostipalvelun tarjoajat pyytävät todistamaan, että verkkotunnus on sinun, ennen kuin antavat luoda sille osoitteita. Se tarkoittaa yleensä lyhyen vahvistuskoodin lisäämistä TXT-tietueena verkkotunnuksesi DNS-asetuksiin. Tarjoaja antaa tarkan arvon. Liität sen, tallennat ja odotat muutaman minuutin, että tarjoaja vahvistaa sen.
Vaihe 3. Lisää tarjoajasi antamat MX-tietueet
Vahvistuksen jälkeen tarjoaja antaa MX-tietueiden arvot. Nämä ovat niiden postipalvelimien osoitteita, jotka hoitavat sähköpostisi. Kirjaudu verkkotunnuksesi rekisteröijälle tai DNS-hallintapaneeliin, etsi MX-tietueiden osio ja syötä arvot täsmälleen sellaisina kuin tarjoajasi ne näyttää. Jos aiemmalta tarjoajalta on olemassa MX-tietueita, poista tai korvaa ne, jotta ne eivät ole ristiriidassa.
Vaihe 4. Luo sähköpostiosoitteesi
Kun MX-tietueet ovat paikoillaan, palaa sähköpostipalvelun tarjoajalle ja luo haluamasi osoitteet. Yleisiä valintoja ensimmäiseksi ammattimaiseksi sähköpostiosoitteeksi ovat hello@yourbrand.com, info@yourbrand.com tai nimesi@yourbrand.com. Voit lisätä osoitteita myöhemmin brändisi kasvaessa.
Vaihe 5. Yhdistä sähköpostiohjelmasi
Kun osoitteesi on luotu, yhdistä ne sovellukseen, jolla luet ja lähetät sähköpostia. Useimmat tarjoajat antavat sinulle kirjautumistiedot omaan verkkosovellukseensa ja antavat myös IMAP- tai POP-asetukset, jotta voit käyttää erillistä sähköpostisovellusta puhelimellasi tai tietokoneellasi. Syötä tarjoajasi antamat palvelinosoitteet, porttinumerot ja kirjautumistiedot, ja saapuneet-kansiosi pitäisi synkronoitua muutamassa minuutissa.
Miten määrität SPF:n ja DKIM:n, jotta sähköpostisi menevät perille
Sähköpostiosoitteen luominen on vasta puolet työstä. Jos jätät sähköpostin todennuksen väliin, viestisi päätyvät todennäköisemmin roskapostikansioihin tai hylätään kokonaan. Kaksi tietuetta hoitaa tämän puolestasi.
Mikä SPF on?
SPF tulee sanoista Sender Policy Framework. Se on TXT-tietue, jonka lisäät verkkotunnuksesi DNS-asetuksiin ja joka listaa, mitkä postipalvelimet saavat lähettää sähköpostia verkkotunnuksesi puolesta. Kun vastaanottava postipalvelin saa viestin verkkotunnukseltasi, se tarkistaa SPF-tietueen nähdäkseen, onko lähettävä palvelin listalla. Jos ei ole, viesti merkitään epäilyttäväksi tai hylätään.
Sähköpostipalvelun tarjoajasi antaa tarkan SPF-arvon lisättäväksi. Se näyttää tyypillisesti lyhyeltä tekstirivilta, joka alkaa ”v=spf1” ja jota seuraa viittaus tarjoajan postipalvelimiin.
Mikä DKIM on?
DKIM tulee sanoista DomainKeys Identified Mail. Se lisää jokaiseen lähtevään sähköpostiin digitaalisen allekirjoituksen, joka todistaa, että viesti lähetettiin verkkotunnuksestasi eikä sitä ole muutettu matkan varrella. Allekirjoitus luodaan lähettävällä palvelimella olevalla yksityisellä avaimella ja varmistetaan julkisella avaimella, joka on tallennettu TXT-tietueena DNS-asetuksiisi.
Tarjoajasi antaa sinulle lisättävän DKIM-tietueen. Kun se on paikoillaan, jokainen lähettämäsi sähköposti kantaa varmennettavaa leimaa, joka kertoo vastaanottaville palvelimille, että viesti on aito.
Miksi molemmilla on merkitystä
SPF kertoo maailmalle, mitkä palvelimet saavat lähettää sähköpostia verkkotunnuksestasi. DKIM todistaa, että jokainen viesti on aito. Yhdessä ne antavat vastaanottaville postipalvelimille kaksi toisistaan riippumatonta syytä luottaa sähköpostiisi. Ilman niitä jopa täydellisesti määritetyllä omalla sähköpostiverkkotunnuksella voi olla toimitettavuusongelmia. Näiden tietueiden lisääminen vie vain muutaman minuutin ja säästää paljon harmia myöhemmin.
Yleisiä virheitä, joita kannattaa välttää sähköpostin käyttöönotossa
Useimmat käyttöönoton ongelmat johtuvat pienestä määrästä toistuvia virheitä. Varo näitä.
- MX-tietueiden lisäämisen unohtaminen. Loit sähköpostiosoitteen tarjoajan hallintapaneelissa, mutta et koskaan lisännyt MX-tietueita verkkotunnuksesi DNS:ään. Kunnes nuo tietueet ovat käytössä, sähköpostiosoitteesi on olemassa tarjoajan puolella, mutta internetillä ei ole keinoa reitittää viestejä sille.
- Vanhojen MX-tietueiden jättäminen paikoilleen. Jos vaihdoit tarjoajaa mutta jätit edellisen tarjoajan MX-tietueet aktiivisiksi, osa viesteistä voi reitittyä vanhalle palvelimelle uuden sijaan. Poista kaikki MX-tietueet, jotka eivät kuulu nykyiselle tarjoajallesi.
- SPF:n ja DKIM:n ohittaminen. Sähköpostisi voivat toimia ilman näitä tietueita, mutta toimitettavuus kärsii. Moni vastaanottava palvelin suhtautuu todentamattomaan sähköpostiin omilta verkkotunnuksilta epäluuloisesti.
- Kirjoitusvirheet DNS-tietueissa. MX-, SPF- ja DKIM-arvot ovat pitkiä ja täsmällisiä. Yksi väärä merkki voi rikkoa koko käyttöönoton. Kopioi ja liitä arvot suoraan tarjoajaltasi sen sijaan, että kirjoittaisit ne käsin.
- DNS-propagaation odottamatta jättäminen. Kun lisäät tai muutat DNS-tietueita, muutosten leviäminen internetissä voi kestää muutamasta minuutista 48 tuntiin. Jos sähköpostisi ei toimi heti käyttöönoton jälkeen, odota ennen kuin teet lisää muutoksia.
Miten testaat, että oma sähköpostiverkkotunnuksesi toimii
Käyttöönoton jälkeen käy läpi tämä nopea tarkistuslista varmistaaksesi, että kaikki on yhdistetty.
- Lähetä testisähköposti uudesta osoitteestasi henkilökohtaiselle tilille toisella tarjoajalla. Tarkista, että se saapuu eikä päädy roskapostiin.
- Vastaa tähän testisähköpostiin henkilökohtaiselta tililtä. Varmista, että vastaus saapuu uuteen saapuneet-kansioosi.
- Tarkista lähettämäsi viestin sähköpostin otsikkotiedot. Etsi todennustuloksista ”SPF pass” ja ”DKIM pass”. Jos kumpikaan näyttää ”fail” tai ”none”, palaa DNS-asetuksiisi ja varmista, että tietueet ovat oikein.
- Lähetä testisähköposti toiselle tarjoajalle, jos sinulla on sellainen. Toimitettavuus voi vaihdella tarjoajien välillä, joten testaaminen vähintään kahdella antaa täydellisemmän kuvan.
Jos testisähköpostisi eivät saavu perille, tarkista ensin MX-tietueesi. Se on yleisin syy. Varmista sitten SPF ja DKIM. Jos kaikki näyttää DNS:ssäsi oikealta mutta sähköposti silti epäonnistuu, odota muutama tunti DNS-propagaatiota ja testaa uudelleen.
Miten WEMASY hoitaa sähköpostin
WEMASYssa verkkotunnuksen rekisteröinti ja täysi DNS-hallinta ovat tililläsi. Kun rekisteröit verkkotunnuksen WEMASYn kautta, voit lisätä MX-tietueet, SPF:n ja DKIM:n TXT-tietueet ja kaikki muut DNS-merkinnät suoraan hallintapaneelistasi. Tämä tarkoittaa, että voit yhdistää minkä tahansa sähköpostipalvelun tarjoajan WEMASY-verkkotunnukseesi poistumatta alustalta.
WEMASY ei vielä tarjoa sähköpostipalvelua (se on tulossa pian). Sähköpostipalvelun hoitaa valitsemasi tarjoaja. WEMASY antaa sinulle DNS-hallintapaneelin, johon syötät tietueet, jotka yhdistävät verkkotunnuksesi kyseiseen tarjoajaan. Luku SSL-varmenteista käsittelee toista palvelua, joka yhdistyy verkkotunnukseesi DNS:n kautta samankaltaisella tavalla.
Katso, mitä kukin paketti sisältää, WEMASYn hinnoittelusta.
Usein kysytyt kysymykset
Kauanko kestää, ennen kuin oma sähköpostiverkkotunnus alkaa toimia?
Kun lisäät MX-tietueet ja ne ovat levinneet DNS-järjestelmässä, sähköpostisi voi alkaa toimia muutamassa minuutissa. Joissain tapauksissa propagaatio kestää jopa 48 tuntia. Useimmat käyttöönotot toimivat täysin muutamassa tunnissa. WEMASYn sivustonrakentajalla voit määrittää tämän suoraan verkkosivustollesi.
Voinko pitää nykyisen ilmaisen sähköpostiosoitteeni ja käyttää samaan aikaan oman verkkotunnuksen sähköpostia?
Voit. Oma sähköpostiverkkotunnus ei korvaa nykyisiä osoitteitasi. Voit käyttää molempia rinnakkain ja siirtyä omaan tahtiisi. Moni brändi aloittaa käyttämällä omaa osoitetta asiakasviestintään ja pitää ilmaisen osoitteen henkilökohtaiseen käyttöön.
Mitä tapahtuu, jos vaihdan sähköpostipalvelun tarjoajaa myöhemmin?
Päivität verkkotunnuksesi DNS-asetusten MX-tietueet osoittamaan uuden tarjoajan postipalvelimiin ja poistat vanhat. Verkkotunnuksesi pysyy samana, ja sähköpostiosoitteet pysyvät samoina. Ainoa asia, joka muuttuu, on se, missä viestit tallennetaan ja reititetään. Saatat joutua päivittämään myös SPF- ja DKIM-tietueesi vastaamaan uutta tarjoajaa.
Tarvitsenko erillisen sähköpostiosoitteen jokaiselle tiimini jäsenelle?
Et välttämättä. Voit luoda yksittäisiä osoitteita jokaiselle henkilölle tai luoda jaettuja osoitteita kuten hello@ tai support@, joita useat ihmiset seuraavat. Useimmat sähköpostipalvelun tarjoajat antavat määrittää aliaksia ja edelleenlähetyssääntöjä, jolloin yksi saapuneet-kansio voi vastaanottaa useisiin eri osoitteisiin lähetetyt viestit.
Voiko oman sähköpostiverkkotunnuksen ottaa käyttöön ilman teknistä osaamista?
Voi. Prosessi koostuu muutaman arvon kopioimisesta sähköpostipalvelun tarjoajaltasi ja niiden liittämisestä verkkotunnuksesi DNS-asetuksiin. Koodia ei tarvitse kirjoittaa eikä verkkotekniikkaa ymmärtää. Jos pystyt seuraamaan vaiheittaisia ohjeita ja kopioimaan ja liittämään, pystyt tekemään käyttöönoton.
Seuraava luku käsittelee verkkotunnuksen hallinnan parhaita käytäntöjä, mukaan lukien miten pidät verkkotunnuksesi, sähköpostisi ja DNS-asetuksesi järjestyksessä brändisi kasvaessa.