Tässä luvussa käydään läpi, mikä sähköpostiverkkotunnus on, miten se liittyy rekisteröimääsi verkkotunnukseen, mitä sähköpostipalvelu on ja miten se eroaa verkkotunnuksen rekisteröinnistä sekä miksi ilmaisen ja oman sähköpostiosoitteen ero on tärkeämpi kuin ihmiset usein odottavat.
Mikä on sähköpostiverkkotunnus?
Jokaisessa sähköpostiosoitteessa on kaksi osaa, joita erottaa @-merkki. @-merkkiä edeltävä osa on käyttäjätunnus. @-merkin jälkeinen osa on sähköpostiverkkotunnus. Osoitteessa hello@yourbrand.com sähköpostiverkkotunnus on yourbrand.com.
Sähköpostiverkkotunnus kertoo vastaanottaville postipalvelimille, minne viesti toimitetaan. Kun joku lähettää sinulle sähköpostia, postijärjestelmä hakee sähköpostiverkkotunnuksen löytääkseen oikean postipalvelimen ja toimittaa viestin sinne. Sähköpostiverkkotunnus ei ole pelkkä nimike. Se on toiminnallinen osoite, jonka avulla internetin postiinfrastruktuuri reitittää viestit oikeaan määränpäähän.
Brändeille sähköpostiverkkotunnus on myös näkyvä signaali. Jokainen lähettämäsi viesti näyttää vastaanottajalle tarkalleen, miltä verkkotunnukselta sähköpostisi tulee. Se tarkoittaa, että sähköpostiverkkotunnuksen valinta on osa sitä, miten brändisi esittäytyy joka kerta, kun viestit.
Mitä eroa on yleisellä sähköpostilla ja omalla sähköpostiverkkotunnuksella?
Yleinen sähköpostiosoite käyttää kolmannen osapuolen palveluntarjoajan omistamaa verkkotunnusta. Ilmaisten postipalvelujen osoitteet kuuluvat tähän luokkaan. Palveluntarjoaja omistaa verkkotunnuksen, sinä omistat vain käyttäjätunnuksen. Jos palveluntarjoaja joskus muuttaa käytäntöjään, sulkee tilisi tai lopettaa toimintansa, sähköpostiosoitteesi menee mukana.
Oma sähköpostiverkkotunnus käyttää verkkotunnusta, jonka rekisteröit ja omistat. Jos omistat yourbrand.com-verkkotunnuksen, voit luoda sille sähköpostiosoitteita, kuten hello@yourbrand.com, support@yourbrand.com tai jessica@yourbrand.com. Verkkotunnus on sinun. Osoite on sinun. Kukaan kolmas osapuoli ei voi viedä sitä pois muuttamalla ehtojaan.
Ero ei ole vain tekninen. Vastaanottajan näkökulmasta viesti osoitteesta hello@yourbrand.com näyttää ammattimaiselta ja harkitulta. Viesti osoitteesta yourbrand2024@genericmail.com näyttää improvisoidulta. Molemmat viestit voivat sisältää täsmälleen saman sisällön, mutta sähköpostiverkkotunnus muokkaa ensivaikutelmaa jo ennen kuin aihetta edes avataan.
Miksi oma sähköpostiverkkotunnus on tärkeä brändin uskottavuudelle?
Katso mitä tahansa postilaatikkoa, jossa on säännöllisesti viestejä brändeiltä, ja huomaat kaavan. Brändit, jotka näyttävät vakiintuneilta ja luotettavilta, käyttävät omaa verkkotunnustaan jokaisessa sähköpostiosoitteessa. Ne, jotka näyttävät keskeneräisiltä, käyttävät ilmaisten palveluntarjoajien osoitteita. Eron tärkeyteen on neljä syytä.
Se muokkaa ensivaikutelmaa ennen kuin kukaan lukee viestiäsi
Kun mahdollinen asiakas, ostaja tai yhteistyökumppani saa sähköpostin ilmaisesta osoitteesta, useita asioita ehtii rekisteröityä jo ennen viestin avaamista. Brändi ei ole panostanut kunnolliseen verkkotunnukseen. Osoite voi muuttua ilman ilmoitusta. Ei ole selvää tapaa varmistaa, että lähettäjä on se, joka väittää olevansa. Nämä kitkakohdat kasautuvat etenkin korkean luottamuksen tilanteissa, kuten ensimmäisessä yhteydenotossa, tarjouksessa, laskussa tai tukivastauksessa.
Se kertoo, että brändisi on kunnolla pystytetty
Oma sähköpostiverkkotunnus kertoo, että brändillä on rekisteröity verkkotunnus, se on pystyttänyt kunnollisen infrastruktuurin ja viestii osoitteesta, joka kuuluu sille. Mitään tästä ei tarvitse sanoa ääneen. Osoite itse kertoo sen.
Se parantaa perillemenoa
Sähköpostin todennusjärjestelmät, kuten DMARC, DKIM ja SPF, on suunniteltu verkkotunnuksille, ei ilmaisten palveluntarjoajien osoitteille. Kun lähetät sähköpostia omalta verkkotunnukseltasi ja todennus on määritetty kunnolla, postilaatikkopalveluilla on vahvempi signaali siitä, että viestisi ovat aitoja. Todennettu sähköposti omalta verkkotunnukselta päätyy harvemmin roskapostiin kuin sähköposti ilmaisesta osoitteesta, jonka takana ei ole verkkotunnuksen mainetta.
Se pitää osoitteesi hallinnassasi
Yleisessä ilmaisessa osoitteessa palveluntarjoaja omistaa verkkotunnuksen. Jos se muuttaa käytäntöjään, sulkee tilisi tai lopettaa palvelun, osoitteesi katoaa sen mukana. Oma sähköpostiverkkotunnus on sidottu verkkotunnukseen, jonka omistat. Niin kauan kuin pidät rekisteröinnin aktiivisena, osoite on sinun.
Miten sähköpostiverkkotunnus liittyy rekisteröimääsi verkkotunnukseen?
Sähköpostiverkkotunnus ja verkkotunnus ovat sama asia. Sinulla ei voi olla omaa sähköpostiosoitetta yourbrand.com-verkkotunnuksessa, ellet omista yourbrand.com-verkkotunnusta. Verkkotunnuksen rekisteröinti tulee ensin.
Kun omistat verkkotunnuksen, voit luoda sille sähköpostiosoitteita. Verkkotunnuksen omistaminen ei kuitenkaan automaattisesti anna toimivaa sähköpostia. Se vaatii erillisen vaiheen. Sinun on otettava käyttöön sähköpostipalvelu ja osoitettava verkkotunnuksesi DNS-tietueet siihen. Verkkotunnuksen rekisteröinti ja sähköpostipalvelu ovat kaksi erillistä palvelua, ja molempia tarvitaan, jotta oma sähköpostiosoite toimii.
Jos et ole vielä rekisteröinyt verkkotunnusta, luvussa verkkotunnuksen rekisteröinnistä käydään läpi koko prosessi. Luku mikä verkkotunnus on selittää perusajatuksen, jos haluat aloittaa siitä.
Mitä MX-tietueet ovat ja miten ne yhdistävät verkkotunnuksen sähköpostiin?
Kun omistat verkkotunnuksen, yhteys verkkotunnuksen ja sähköpostisi välillä tehdään DNS-tietueella, jota kutsutaan MX-tietueeksi. MX tulee sanoista Mail Exchange. Se on verkkotunnuksesi DNS-asetuksiin tallennettu ohje, joka kertoo internetin postijärjestelmälle, mikä palvelin hoitaa verkkotunnuksesi sähköpostin.
Kun joku lähettää viestin osoitteeseen hello@yourbrand.com, lähettävä postipalvelin tekee DNS-haun yourbrand.com-verkkotunnuksesta löytääkseen sen MX-tietueet. Nuo tietueet osoittavat postipalvelimeen. Viesti toimitetaan kyseiselle palvelimelle ja sieltä postilaatikkoosi.
Ilman aktiiviseen postipalvelimeen osoittavia MX-tietueita verkkotunnukseesi lähetetyllä sähköpostilla ei ole minne mennä. Lähettäjä saa toimitusvirheen. Siksi verkkotunnuksen rekisteröinti ja sähköpostipalvelu ovat erillisiä vaiheita. Verkkotunnuksen rekisteröinti antaa sinulle osoitteen. MX-tietueiden lisääminen sähköpostipalvelusi kautta viimeistelee yhteyden.
MX-tietueet lisätään verkkotunnusten myyjäsi DNS-hallintapaneelissa tai WEMASYn kautta, jos rekisteröit verkkotunnuksesi siellä. Sähköpostipalvelun tarjoaja antaa sinulle tarkat syötettävät arvot. Kun tietueet ovat käytössä ja DNS-päivitys on levinnyt, oma sähköpostiosoitteesi toimii.
Mitä sähköpostipalvelu on ja miten se eroaa verkkotunnuksen rekisteröinnistä?
Verkkotunnuksen rekisteröinti ja sähköpostipalvelu sekoitetaan usein, koska molemmat liittyvät verkkotunnukseesi. Ne ovat eri palveluja, jotka tekevät eri asioita.
Verkkotunnuksen rekisteröinti on verkkotunnuksen varaamista myyjän kautta. Se antaa sinulle oikeuden käyttää kyseistä nimeä ja hallita sen DNS-asetuksia. Rekisteröintiin ei sisälly toimivaa verkkosivustoa, toimivaa sähköpostia eikä mitään sisältöä. Se on pelkkä osoite.
Sähköpostipalvelu on palvelu, joka tallentaa ja hallitsee sähköpostejasi. Sähköpostipalvelun tarjoaja ylläpitää postipalvelimia, jotka vastaanottavat, tallentavat ja lähettävät verkkotunnuksesi viestit. Yhdistät verkkotunnuksesi niiden palvelimiin MX-tietueilla, ja siitä hetkestä lähtien kyseisen verkkotunnuksen sähköpostiosoitteet toimivat.
Jotkin palveluntarjoajat yhdistävät molemmat ja hoitavat verkkotunnuksen rekisteröinnin ja sähköpostipalvelun samalla tilillä. Toiset pitävät ne erillään, jolloin rekisteröit yhden tarjoajan kautta ja otat sähköpostipalvelun käyttöön toisen kautta. Kumpikin järjestely toimii. Tärkeää on, että molemmat ovat kunnossa ennen kuin odotat omien sähköpostiosoitteidesi toimivan.
Eroa verkkotunnuksen ja sen päällä toimivien palvelujen välillä käsitellään tarkemmin luvussa verkkotunnus vai web-hotelli. Sama periaate pätee sähköpostiin: verkkotunnus on osoite, ja sähköpostipalvelu on infrastruktuuri, joka tekee siitä hyödyllisen.
Miltä ammattimainen sähköpostiratkaisu näyttää?
Ammattimaisella sähköpostiratkaisulla on muutama yhtenäinen ominaisuus brändin koosta riippumatta.
- Osoite käyttää verkkotunnusta, jonka brändi omistaa
- Verkkotunnus on rekisteröity ja aktiivinen
- MX-tietueet osoittavat sähköpostipalvelun tarjoajaan
- Perustodennustietueet on määritetty, jotta viestit menevät luotettavasti perille
Vasta aloittavalle pienelle brändille yksi osoite, kuten hello@yourbrand.com tai yourname@yourbrand.com, riittää usein. Brändin kasvaessa on tavallista lisätä toiminnallisia osoitteita, kuten support@, info@ tai accounts@. Jokainen niistä sijaitsee samalla verkkotunnuksella ja reitittyy sille, joka hoitaa kyseisen tehtävän.
Näin otat sen käyttöön
- Rekisteröi verkkotunnus
- Valitse sähköpostipalvelun tarjoaja
- Lisää tarjoajasi määrittämät MX-tietueet verkkotunnuksesi DNS-asetuksiin
- Luo sähköpostitilisi tarjoajan kautta
- Määritä sähköpostiohjelmasi lähettämään ja vastaanottamaan viestejä näiltä tileiltä
Useimmat sähköpostipalvelun tarjoajat opastavat prosessin vaihe vaiheelta rekisteröitymisen jälkeen. Luku tarvitsetko verkkotunnuksen selittää, miksi verkkotunnuksen omistaminen on perusta ammattimaiselle toiminnalle verkossa. Sähköposti on yksi selkeimmistä esimerkeistä.
Mitkä ovat yleisimmät virheet, joita brändit tekevät sähköpostiverkkotunnusten kanssa?
Henkilökohtaisen tai yleisen osoitteen käyttö brändiviestinnässä
Se saa brändin näyttämään sivuprojektilta riippumatta siitä, kuinka viimeistelty kaikki muu on. Yleisen palveluntarjoajan ilmainen osoite kertoo vastaanottajalle, ettei lähettäjä ole vielä ottanut askelta kunnollisen verkkotunnuksen pystyttämiseen. Tätä vaikutelmaa on vaikea perua, kun se on syntynyt.
Sähköpostin käyttöönotto ennen verkkotunnuksen omistuksen varmistamista
Joku rekisteröi verkkotunnuksen, jonka luulee olevan vapaa, ottaa sähköpostin käyttöön ja huomaa sitten, että verkkotunnuksen uusinta jäi väliin tai rekisteröinti ei mennyt oikein läpi. Kaikki kyseisestä osoitteesta lähetetty sähköposti tulee nyt verkkotunnukselta, jonka joku muu saattaa hankkia. Varmista aina, että verkkotunnus on rekisteröity, aktiivinen ja tililläsi, ennen kuin rakennat mitään sen päälle.
Verkkotunnuksen käyttö, jolla on huono lähetysmaine
Jokainen verkkotunnus rakentaa mainetta ajan myötä sen mukaan, miten sitä käytetään. Verkkotunnus, jota on aiemmin käytetty massapostitukseen ilman lupaa, voi tuoda tuon maineen mukanaan sähköpostisi perillemenoon. Jos rekisteröit uuden verkkotunnuksen, tämä on harvoin ongelma. Jos kuitenkin käytät verkkotunnusta, joka on vaihtanut omistajaa, sen maine kannattaa tarkistaa ennen lähettämistä.
Luku verkkotunnuksen pitämisestä pysyvästi käsittelee, miten pidät verkkotunnuksesi aktiivisena ja hallinnassasi. Jos verkkotunnuksesi vanhenee, sähköpostisi lakkaa toimimasta kaiken muun mukana.
Miten WEMASY tukee omia sähköpostiverkkotunnuksia?
WEMASY on sivustonrakentaja, jossa on sisäänrakennettu verkkotunnuksen rekisteröinti. Kun rekisteröit verkkotunnuksen WEMASYn kautta, verkkotunnus lisätään tilillesi ja voit hallita sen DNS-asetuksia alustan sisällä. Tähän kuuluu MX-tietueiden lisääminen, jos liität ulkoisen sähköpostipalvelun.
WEMASY ei vielä tarjoa sähköpostipalvelua (se on tulossa pian). Sähköpostipalvelu on erillinen palvelu. Koska DNS-hallinta on kuitenkin käytettävissä WEMASY-tililtäsi, verkkotunnuksen osoittaminen sähköpostipalvelun tarjoajalle on helppoa, kun sinulla on tarjoajan MX-tietueiden arvot.
Jos liität verkkotunnuksen, jonka rekisteröit muualla, WEMASY tukee sitäkin. Osoitat verkkotunnuksen WEMASYyn verkkosivustoasi varten ja määrität erikseen MX-tietueet sähköpostin tarjoajan kanssa, jotta sähköposti jatkaa toimintaansa. Luku oma verkkotunnus vai aliverkkotunnus käsittelee laajempaa kokonaisuutta siitä, miten verkkotunnuksen omistaminen antaa sinulle tällaista hallintaa.
Näet, mitä kukin paketti sisältää, sivulla WEMASYn hinnoittelu.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko samalla verkkotunnuksella olla useita sähköpostiosoitteita?
Kyllä. Kun sähköpostipalvelu on otettu käyttöön verkkotunnukselle, voit luoda sille niin monta osoitetta kuin sähköpostipalvelusi paketti sallii. hello@yourbrand.com, support@yourbrand.com ja jessica@yourbrand.com voivat kaikki olla samalla verkkotunnuksella ja reitittyä eri postilaatikoihin tai samaan, sen mukaan miten ne määrität. WEMASYn sivustonrakentajalla voit määrittää tämän suoraan sivustollasi.
Lakkaako sähköpostiosoitteeni toimimasta, jos verkkotunnukseni vanhenee?
Kyllä. Jos verkkotunnuksen rekisteröinti raukeaa, MX-tietueesi lakkaavat toimimasta ja osoitteeseesi lähetetyt sähköpostit eivät mene perille. Lähettäjät saavat toimitusvirheen. Tämä on yksi häiritsevimmistä verkkotunnuksen vanhenemisen seurauksista, koska se vaikuttaa kykyysi vastaanottaa viestejä ilman, että yhteyshenkilöillesi tulee mitään ilmeistä varoitusta. Verkkotunnuksen rekisteröinnin pitäminen ajan tasalla on olennaista, jos olet riippuvainen kyseisen verkkotunnuksen sähköpostista.
Voinko käyttää ilmaista postipalvelua sähköpostin lähettämiseen omalta verkkotunnukseltani?
Jotkin ilmaiset postipalvelut sallivat sähköpostin lähettämisen omalla verkkotunnuksella toiminnolla, jonka nimi on Send mail as tai vastaava. Tämä on kiertotie eikä täysi oma sähköpostiratkaisu. Lähetysinfrastruktuuri kuuluu yhä ilmaiselle palveluntarjoajalle, mikä voi vaikuttaa perillemenoon ja todennukseen. Oma sähköpostipalvelu, joka on yhdistetty suoraan verkkotunnukseesi MX-tietueilla, on luotettavampi ja ammattimaisempi tapa.
Mitä sähköpostilleni tapahtuu, jos vaihdan verkkosivuston web-hotellin tarjoajaa?
Sähköpostisi on erillään verkkosivustosi web-hotellista, kunhan olet määrittänyt sen niin. Jos MX-tietueesi osoittavat erilliseen sähköpostipalvelun tarjoajaan, web-hotellin vaihtaminen ei vaikuta sähköpostiisi. Sähköposti ja verkkosivusto ovat kaksi eri palvelua, jotka toimivat samalla verkkotunnuksella. Päivität verkkosivustosi DNS-tietueet osoittamaan uuteen web-hotelliin ja jätät MX-tietueet ennalleen, ja sähköposti jatkaa keskeytyksettä.
Tarvitsenko sähköpostille erillisen verkkotunnuksen vai voinko käyttää samaa kuin verkkosivustollani?
Käytät samaa verkkotunnusta molempiin. Jos yourbrand.com on verkkosivustosi verkkotunnus, myös sähköpostiosoitteesi ovat osoitteessa yourbrand.com. DNS-järjestelmä käyttää eri tietuetyyppejä ohjaamaan verkkosivuston liikenteen (A-tietueet tai CNAME-tietueet) ja sähköpostiliikenteen (MX-tietueet) omille palvelimilleen. Molemmat voivat olla samalla verkkotunnuksella ristiriidatta.
Seuraavassa luvussa käsitellään verkkotunnuksen siirtoja: mitä tarkoittaa siirtää verkkotunnus myyjältä toiselle, milloin sen joutuu tekemään ja mitä kannattaa tarkistaa ennen prosessin aloittamista.