Tehtävät ja suunnittelu -työkalun kortteja voi suunnitella: anna kortille määräpäivä, aloitusaika ja kesto tai anna sen toistua päivittäin, viikoittain, kuukausittain tai vuosittain. Suunnitellut kortit näkyvät agendassa ja kalenterissa, muuttuvat punaisiksi myöhässä ollessaan ja lähettävät muistutuksen vastuuhenkilölleen. Toistuvat kortit sopivat työhön, joka palaa, kuten viikoittainen blogikirjoitus tai kuukausittainen laskutusajo.
Mistä löydät sen
- Avaa taulu kohdassa Tehtävät ja suunnittelu.
- Napsauta korttia tai napsauta ryhmässä Lisää kortti.
- Etsi korttiikkunasta Suunnittelu-osio.
Aseta määräpäivä
- Valitse päivämäärä kohdassa Määräpäivä.
- Halutessasi anna Kellonaika (valinnainen). Ilman kellonaikaa kortti erääntyy koko päivän ajaksi.
- Napsauta Päivitä kortti tai uudelle kortille Luo kortti.
Taululla kortti näyttää määräpäivänsä. Kun päivämäärä on mennyt, se muuttuu punaiseksi ja kortti lasketaan myöhässä olevaksi.
Suunnittele, milloin teet sen
Käytä kohtaa Alkaa hetkelle, jolloin aiot aloittaa, ja kohtaa Kesto sille, kuinka kauan se kestää, esimerkiksi 2 tuntia. Kortti, jolla on aloitusaika ja kesto, näkyy lohkona kalenterin viikkonäkymässä. Valitse Ei kestoa, jos et halua asettaa sitä.
Määräpäivä ei voi olla ennen aloituspäivää. Jos se on, WEMASY näyttää viestin Määräpäivä on ennen aloituspäivää.
Tee kortista toistuva
- Aseta ensin Määräpäivä tai Alkaa-päivämäärä. Toistuva kortti tarvitsee jommankumman.
- Valitse kohdassa Toisto Päivittäin, Viikoittain, Kuukausittain tai Vuosittain.
- Anna kohdassa Joka, kuinka usein, esimerkiksi joka 2. viikko.
- Viikoittaisessa toistossa valitse päivät kohdassa Näinä päivinä.
- Valitse kohdassa Päättyy Ei koskaan, Päivänä tai Tietyn määrän jälkeen.
- Tallenna kortti.
Korttiikkuna näyttää Seuraava ja seuraavan kortin päivämäärän.
Miten toisto toimii
- Kun viimeistelet toistuvan kortin, WEMASY tekee seuraavan kortin samaan ryhmään, päivämäärät siirrettyinä toiston verran eteenpäin. Kyseisessä kortissa lukee Toiston tekemä.
- Seuraavaa korttia ei koskaan suunnitella menneisyyteen. Jo menneet päivämäärät ohitetaan.
- Kuukausittainen toisto kuun 31. päivänä osuu lyhyempien kuukausien viimeiselle päivälle.
- Lopettaaksesi toiston avaa kortti ja aseta Toisto-kohdaksi Ei toistu.
Muistutukset
WEMASY muistuttaa kortin vastuuhenkilöä hallintapaneelin ilmoituksissa ennen kortin määräpäivää:
- Kortti, jolla on määräaika kellonajalla: tunnin sisällä ennen kyseistä aikaa.
- Kortti, joka erääntyy koko päivän ajaksi: klo 8.00 alkaen määräpäivänä projektisi aikavyöhykkeellä.
Jokainen määräpäivä lähettää yhden muistutuksen. Jos kortilla ei ole vastuuhenkilöä, muistutus menee projektin omistajalle. Jos muutat määräpäivää, uusi muistutus seuraa uudelle päivälle. Aseta vastuuhenkilö kuten artikkelissa Kortin tila ja prioriteetti kerrotaan.
Vinkki: näet kaikki suunnitellut korttisi kerralla agendassa ja kalenterissa. Lue Tehtävät ja suunnittelun kalenteri ja agenda.
Usein kysytyt kysymykset
Miksi en voi tallentaa toistuvaa korttiani?
Toistuva kortti tarvitsee määräpäivän tai aloituspäivän. Viikoittainen toisto tarvitsee vähintään yhden päivän, ja päättyminen päivänä tarvitsee kyseisen päivämäärän. Täytä kenttä, johon WEMASY osoittaa, ja tallenna uudelleen.
Mitä tapahtuu, jos unohdan viimeistellä toistuvan kortin?
Kortti pysyy avoinna ja muuttuu myöhässä olevaksi. Seuraava kortti tehdään vasta, kun viimeistelet tämän, eikä sitä koskaan suunnitella menneisyyteen.
Mitä aikavyöhykettä päivämäärät käyttävät?
Agenda, kalenteri, myöhässä-tila ja muistutukset käyttävät projektisi aikavyöhykettä.