Sinulla on loistavaa dataa. Liikevaihto on noussut kaksikymmentä prosenttia. Asiakkaan elinkaariarvo kasvoi. Asiakaspysyvyys parani. Mutta sidosryhmiäsi ei kiinnosta. Hautasit tarinan taulukoihin. Lukuja ilman merkitystä. Raportoinnissa on kyse tarinan kertomisesta. Data on faktaa. Raportointi on kertomus. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten raportoit dataa tehokkaasti ja viestit sidosryhmille.
Yleisön ja sen tarpeiden ymmärtäminen
Talous välittää ROI:sta
Talous haluaa tietää, käytettiinkö raha hyvin. SEO maksoi viisikymmentätuhatta dollaria. Tuotti viisisataatuhatta dollaria liikevaihtoa. ROI on kymmenkertainen. Talous pitää tästä. Näytä ROI. Näytä takaisinmaksuaika. Talous puhuu sijoitetun pääoman tuotosta.
Markkinointi välittää liikenteestä ja konversiosta
Markkinointi haluaa tietää, toimivatko kampanjat. Liikenne on noussut. Konversio on noussut. Asiakkaita hankittu. Markkinointi pitää tästä. Näytä liikenteen kasvu. Näytä konversion paraneminen. Näytä asiakaskustannus. Markkinointi puhuu liikenteestä ja konversiosta.
Johdon yhteenvetojen laatiminen
Yksi sivu kertoo koko tarinan
Johdon yhteenveto: yksi sivu. Mitä tapahtui. Miksi se tapahtui. Mitä tapahtuu seuraavaksi. Luvut. Kohokohdat. Keskeiset havainnot. Yksi sivu. Valmis.
Keskeiset havainnot esiin
Lihavoi tärkein havainto. Liikevaihto nousi kaksikymmentä prosenttia. Se on otsikko. Yksityiskohdat seuraavat. Mutta otsikko tulee ensin. Herätä huomio. Selitä sitten.
Datan esittäminen visuaalisesti
Kaaviot ja graafit taulukoiden sijaan
Älä koskaan näytä johtajille taulukkoa. Kahdenkymmenen luvun taulukko on sekava. Kaavio, jossa viiva nousee, on selkeä. Käytä kaavioita. Viivakaaviot trendeille. Pylväskaaviot vertailuille. Ympyrädiagrammit jakaumille.
Väri ja ulkoasu selkeyden palveluksessa
Punainen huonolle. Vihreä hyvälle. Keltainen tarkkailtavalle. Värit välittävät tunnetta. Suunnittele selkeyttä varten. Ei hienoja fontteja. Ei monimutkaisia kaavioita. Yksinkertainen, siisti ulkoasu. Ymmärrettävä viidessä sekunnissa.
Tarinan kertominen datalla
Mitä tapahtui, miksi ja mitä seuraavaksi
Mitä tapahtui: liikevaihto nousi kaksikymmentä prosenttia. Miksi: kesäkampanja ajoi myyntiä. Mitä seuraavaksi: skaalaa kampanjaa. Syksyn huippu on tulossa. Rakenna varastoa. Kolme lausetta. Tarina on valmis.
Konteksti poistaa sekaannuksen
Liikevaihto nousi kaksikymmentä prosenttia. Onko se hyvä. Riippuu kontekstista. Viime vuonna nousu oli kolmekymmentä prosenttia. Tänä vuonna hitaampaa. Konteksti: kasvu hidastuu. Se on eri asia kuin kasvun kiihtyminen. Lisää konteksti.
Vertailu aiempiin ajanjaksoihin
Kuukausikasvu edelliseen kuukauteen verrattuna
Tämän kuun liikevaihto satakaksikymmentätuhatta. Viime kuun satatuhatta. Kuukausikasvu kaksikymmentä prosenttia. Näyttää vauhdin. Ylös vai alas.
Vuosi vuodelta -trendit
Tänä vuonna sama kuukausi satakaksikymmentätuhatta. Viime vuonna sama kuukausi satatuhatta. Vuosikasvu kaksikymmentä prosenttia. Näyttää todellisen kasvun, ei kausivaihtelua. Poista kausivaikutus.
Huonojen uutisten käsittely raporteissa
Avoimuus rakentaa luottamusta
Liikevaihto laski kymmenen prosenttia tässä kuussa. Älä piilota sitä. Raportoi se. Sidosryhmät tietävät, että jokin on vialla. Piilottaminen vahingoittaa luottamusta. Raportointi selityksen kanssa rakentaa luottamusta. Liikevaihto laski kilpailijan lanseerauksen vuoksi. Suunnitelma vastata ensi kuussa.
Konteksti ja seuraavat askeleet mukaan
Huono tulos ilman selitystä on katastrofi. Huono tulos selityksen ja suunnitelman kanssa on hallittavissa. Liikevaihto laski markkinamuutoksen vuoksi. Mutta asiakaspysyvyys on vakaa. Asiakkaan elinkaariarvo nousi. Konteksti: menetämme uusia asiakkaita mutta säilytämme nykyiset. Suunnitelma: säädä hankintastrategiaa.
Raporttien tiheys ja jakelu
Viikoittainen, kuukausittainen ja neljännesvuosittainen rytmi
Viikkoraportit nopeasti liikkuville yrityksille. Päivittäiset muutokset vaativat viikoittaisen tarkastelun. Kuukausiraportit tavallisille yrityksille. Neljännesvuosiraportit vakaille yrityksille. Sovita tiheys liiketoiminnan tahtiin.
Raporttien luonnin automatisointi
Lopeta raporttien tekeminen käsin. Automatisoi ne. Ota kojelauta käyttöön. Raportit syntyvät automaattisesti. Lähetä ne sidosryhmille automaattisesti. Viikoittain maanantaiaamuna. Kuukausittain ensimmäisenä maanantaina. Neljännesvuosittain neljänneksen ensimmäisenä päivänä. Automaatio säästää aikaa.
Usein kysytyt kysymykset
Pitäisikö raporttien näyttää kaikki data vai vain kohokohdat?
Vain kohokohdat. Johdon raportti: viisi keskeistä havaintoa. Tukeva data seuraa. Täysi yksityiskohtainen raportti menee analyytikoille. Sidosryhmät haluavat otsikot. Analyytikot haluavat yksityiskohdat. Kaksi raporttia. WEMASY-sivustonrakentajalla voit ottaa tämän käyttöön suoraan verkkosivustollasi.
Miten selität huonoja tuloksia kuulostamatta tekosyiden esittämiseltä?
Ota vastuu. Tunnusta ongelma. Selitä konteksti. Esitä ratkaisu. Liikevaihto laski. Tiedämme sen. Markkina muuttui. Näin vastaamme siihen. Vastuullisuutta ilman tekosyitä.
Entä jos data on puutteellista tai sotkuista?
Tunnusta se. Älä piilota puutteellista dataa. Liikevaihtodata on puutteellista, koska yksi toimittaja raportoi myöhässä. Arvioitu vaikutus. Täysi raportti ensi viikolla. Avoimuus on tärkeämpää kuin täydellisyys.
Pitäisikö jokaisen sidosryhmän saada sama raportti?
Ei. Talous saa talousraportin. Markkinointi saa markkinointiraportin. Operatiivinen taso saa operatiivisen raportin. Toimitusjohtaja saa kaikkien johdon yhteenvedon. Eri sidosryhmät tarvitsevat eri raportteja.
Miten saat datan kiinnostavaksi ihmisille, jotka eivät ole teknisiä?
Kerro tarina. Älä näytä yhtälöitä. Näytä otsikko. Liikevaihto nousi kaksikymmentä prosenttia. Se on kiinnostavaa. Miksi liikevaihto nousi, on vielä kiinnostavampaa. Mitä teet seuraavaksi, on kiinnostavinta. Data tukee tarinaa, ei päinvastoin.
Milloin raportteja pitäisi päivittää: päivittäin, viikoittain vai kuukausittain?
Sovita liiketoiminnan tahtiin. Nopeasti liikkuva: päivittäin. Tavallinen: viikoittain. Vakaa: kuukausittain. Älä raportoi liikaa. Liian monta raporttia aiheuttaa kohinaa. Liian harvat raportit aiheuttavat sokeutta. Etsi tasapaino.