Yhtä kojetaulua on helppo ylläpitää. Viittäkymmentä on vaikea. Sataa kojetaulua on kaaos.
Kojetaulujen hallinta on joukko sääntöjä, jotka estävät kaaoksen.
Ilman hallintaa kojetaulut menevät päällekkäin, kun sama kojetaulu rakennetaan kahdesti eri nimillä. Eri tiimit määrittelevät mittarit eri tavoin, ja yhden tiimin liikevaihto poikkeaa toisen tiimin luvusta. Tietojen tarkkuus heikkenee, koska kukaan ei tarkista tietoja. Kojetaulut unohtuvat, koska niillä ei ole omistajaa, ja ne vanhenevat.
Hallinnan kanssa jokainen kojetaulu on ainutlaatuinen. Mittarit ovat yhdenmukaisia. Tiedot ovat oikein. Kojetauluja ylläpidetään.
Hallinnan säännöt
Nimeämiskäytäntö
Kaikki kojetaulut noudattavat samaa nimeämismallia: tiimi-toiminto-aikajakso. Esimerkki: myynti-myyntiputki-paivittain. tuote-ominaisuuksien-kaytto-viikoittain. Nimeäminen auttaa käyttäjiä löytämään kojetaulut. Se estää päällekkäiset kojetaulut, kun sama kojetaulu rakennetaan kahdesti eri nimillä.
Mittarimäärittelyt
Jokaisella mittarilla on määritelmä. Konversioprosentti määritellään näin: valmiit tapahtumat jaettuna istunnoilla. Määritelmä dokumentoidaan. Sitä käytetään yhdenmukaisesti kaikissa kojetauluissa. Epäselvyyksiä ei jää.
Käyttöoikeuksien hallinta
Kuka saa nähdä mitkä kojetaulut. Myynti näkee myynnin kojetaulut. Asiakastuki ei näe myynnin palkkioita. Toimitusjohtaja näkee kaiken. Valvo käyttöoikeuksia kojetaulun tai tietojen tasolla.
Arkistointikäytäntö
Kuusi kuukautta käyttämättömät kojetaulut arkistoidaan, eli ne siirretään arkistokansioon ja piilotetaan näkyvistä. Arkistoituja kojetauluja ei poisteta, joten ne voi palauttaa. Ne vain piilotetaan sotkun vähentämiseksi.
Hyväksymisprosessi
Uudet kojetaulut vaativat hyväksynnän ennen luomista. Kojetaulupyyntö: tarvitsen kojetaulun, joka näyttää sähköpostien tulokset. Arviointi: onko tällainen jo olemassa? Eroaako se nykyisestä kojetaulusta? Jos se on uusi, hyväksy. Hyväksyntä estää päällekkäisen työn.
Dokumentaatio
Jokaisella kojetaululla on kuvaus: mitä se näyttää, kenen pitäisi käyttää sitä, kuinka usein sitä pitää tarkistaa ja miten sitä tulkitaan. Dokumentaatiota ylläpidetään. Kun kojetaulu muuttuu, dokumentaatio päivitetään.
Omistajan nimeäminen
Jokaisella kojetaululla on omistaja. Omistaja vastaa tietojen tarkkuuden ylläpidosta, dokumentaation päivittämisestä, ongelmiin vastaamisesta ja arkistoinnista päättämisestä. Omistaja on yleensä henkilö, joka käyttää kojetaulua eniten.
Esimerkki: kojetaulujen hallinta yrityksessä, jossa on viisikymmentä kojetaulua
Kojetaulujen arviointiryhmä
Kokoontuu kuukausittain: toimitusjohtaja, talousjohtaja, myynnin johtaja, markkinoinnin johtaja ja tuotejohtaja.
Uudet kojetaulupyynnöt
Pyyntö yksi: myyntitiimi pyytää kojetaulua myynti-edustajan-toiminta-paivittain. Arviointiryhmä kysyy: seurataanko edustajien toimintaa (puhelut, tapaamiset, tarjoukset)? Jos seurataan, voitteko käyttää nykyisiä CRM-tietoja ilman uutta kojetaulua? Myynti vastaa: seuraamme toimintaa CRM-järjestelmässä, mutta haluamme kojetaulunäkymän. Arviointiryhmä kysyy: voitteko rakentaa kojetaulun CRM-tiedoista luomatta päällekkäisyyttä? Myynti vastaa: kyllä. Hyväksyntä: rakenna kojetaulu käyttäen CRM-järjestelmää lähteenä. Nimi: myynti-toiminta-paivittain. Omistaja: myyntipäällikkö. Dokumentaatio vaaditaan ennen käyttöönottoa.
Pyyntö kaksi: tuotetiimi pyytää kojetaulua käyttäjapolku-kulku. Arviointiryhmä kysyy: tämä on uusi mittaritapa. Miten käyttäjäpolku lasketaan? Tuotetiimi selittää: haemme käyttäjäkohtaisen tapahtumajonon. Arviointiryhmä kysyy: onko käyttäjäpolun laskenta validoitu? Tuotetiimi vastaa: ei vielä. Päätös: validointi vaaditaan ennen kojetaulun käyttöönottoa. Välitavoite: validoi menetelmä, minkä jälkeen kojetaulu hyväksytään. Omistaja: tuoteanalytiikan vetäjä.
Arkistoinnin tarkistus
Kojetaulu yksi: markkinointi-utm-seuranta-paivittain ei ole ollut katsottuna kuuteen kuukauteen. Arviointiryhmä kysyy omistajalta (markkinointipäällikkö): käytätkö tätä vielä? Omistaja vastaa: en, siirryimme yksinkertaisempaan kojetauluun. Arkistoi se. Omistaja vahvistaa: kyllä, arkistoi.
Kojetaulu kaksi: johto-ennuste-neljannesvuosittain ei ole ollut katsottuna kolmeen kuukauteen. Arviointiryhmä kysyy omistajalta (talousjohtaja): käytätkö tätä vielä? Omistaja vastaa: kyllä, tarkistan sen kuukausittain. Älä arkistoi. Lisää se kojetaulujen luetteloon.
Tulos
Ei päällekkäisiä kojetauluja, selkeät omistajat, dokumentaatiota ylläpidetään, käyttämättömät kojetaulut arkistoidaan ja uudet kojetaulut arvioidaan.
Ylläpidon parhaat käytännöt
Tarkista tiedot kuukausittain
Hae kojetaulun mittari ja vertaa sitä lähdejärjestelmään. Korjaa poikkeamat heti.
Päivitä dokumentaatio neljännesvuosittain
Kun kojetaulu muuttuu, päivitä dokumentaatio. Kun mittarin määritelmä muuttuu, päivitä mittarisanasto.
Tarkista käyttöoikeudet neljännesvuosittain
Kuka tarvitsee edelleen pääsyn mihinkin. Poista käyttöoikeudet henkilöiltä, jotka ovat lähteneet. Myönnä käyttöoikeudet uusille tiimin jäsenille.
Validoi laskelmat vuosittain
Jotkin mittarit lasketaan eikä pelkästään raportoida. Esimerkki: asiakkuuden elinkaariarvo lasketaan. Varmista, että laskenta on oikein.
Usein kysytyt kysymykset
Miten nimeämiskäytäntöjä valvotaan?
Tee niistä pakollisia kojetaulun luontivaiheessa. Kojetaulutyökalu pakottaa nimeämiskäytännön. Käyttäjä ei voi luoda kojetaulua noudattamatta nimeämissääntöä. Esimerkki: tiimi-toiminto-aikajakso tai johto-mittari-rytmi. Työkalu hylkää nimet, jotka eivät noudata mallia. Valvo käytäntöä työkalutasolla, älä pelkän prosessin kautta. WEMASY-sivustonrakentajan avulla voit ottaa tämän käyttöön suoraan omalla verkkosivullasi.
Mitä teemme, kun kojetaulun omistaja jättää yrityksen?
Nimeä uusi omistaja kahden viikon sisällä. Jos kukaan ei ota tehtävää vastaan, arkistoi kojetaulu. Älä anna kojetaulujen jäädä orvoiksi ilman omistajaa. Orvot kojetaulut rapistuvat. Mittarit vanhenevat. Dokumentaatio vanhentuu. Jokaisella kojetaululla on oltava omistaja.
Miten estämme hallinnan muuttumisen byrokratiaksi?
Pidä säännöt yksinkertaisina. Enintään kolme tai viisi sääntöä. Liian monta sääntöä jätetään noudattamatta. Esimerkki: nimeämiskäytäntö, mittarimäärittelyt ja käyttöoikeuksien hallinta. Kolme sääntöä riittää. Hyväksymisprosessin pitäisi viedä yksi kokous. Ei useita kierroksia. Hallinnan pitää mahdollistaa, ei estää.
Pitäisikö eri kojetaulutyypeille olla erilainen hallinta?
Kyllä. Johdon kojetauluilla on tiukempi hallinta, eli vähemmän omistajia ja enemmän tarkistusta. Käytön seurannan kojetauluilla hallinta on kevyempi, eli nopeampi hyväksyntä ja enemmän omistajia. Yksityiskohtaiset kojetaulut voivat olla itsepalvelua, jolloin hallintaa on vähemmän. Kevyt hallinta vähäriskisille kojetauluille, tiukka hallinta tärkeille kojetauluille.
Miten ratkaisemme mittarimäärittelyjen ristiriidat, kun sama mittari tarkoittaa eri tiimeille eri asiaa?
Nimeä mittarit uudelleen. Myynti määrittelee asiakkaaksi jokaisen, joka on allekirjoittanut sopimuksen. Asiakastuki määrittelee asiakkaaksi jokaisen, joka on avannut tukipyynnön. Ristiriita. Nimeä uudelleen: sopimusasiakas ja tukiasiakas. Eri nimet, ei ristiriitaa. Dokumentoi molemmat mittarisanastoon.
Kuinka usein hallinnan sääntöjä pitäisi tarkistaa?
Vuosittain. Liiketoiminta muuttuu, ja kojetaulutarpeet muuttuvat. Vuosittainen tarkistus: toimivatko nykyiset säännöt edelleen? Onko uusia ongelmia? Päivitä säännöt tarvittaessa. Älä muuta sääntöjä neljännesvuosittain, koska jatkuvasti muuttuvia sääntöjä ei noudateta. Vakaus on parempi kuin täydellisyys.